Πώς να εφαρμόσετε μια πολιτική διατήρησης κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο Office 365

Όταν πρόκειται να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ασφαλή και ασφαλή, ένα από τα καλύτερα πράγματα που μπορείτε να κάνετε είναι να εφαρμόσετε μια πολιτική διατήρησης κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο Office 365. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα σας προστατεύονται σωστά και ότι έχετε πάντα πρόσβαση σε αυτά όταν χρειάζεστε προς την. Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι για να ρυθμίσετε μια πολιτική διατήρησης κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου, αλλά το πιο σημαντικό πράγμα είναι να βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε τις επιλογές και τον τρόπο λειτουργίας τους. Ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να κάνετε είναι να αποφασίσετε τι είδους δεδομένα θέλετε να διατηρήσετε και για πόσο χρονικό διάστημα. Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι δεδομένων που μπορείτε να κρατήσετε: μηνύματα και στοιχεία. Τα μηνύματα είναι ο πιο κοινός τύπος δεδομένων που θέλουν να διατηρήσουν οι άνθρωποι. Μπορείτε να κρατήσετε μηνύματα για μια καθορισμένη χρονική περίοδο ή μπορείτε να τα διατηρήσετε για πάντα. Τα αντικείμενα είναι λιγότερο κοινά, αλλά μπορεί να είναι εξίσου σημαντικά. Τα στοιχεία περιλαμβάνουν πράγματα όπως λίστες επαφών, στοιχεία ημερολογίου και εργασίες. Μπορείτε να κρατήσετε αντικείμενα για μια καθορισμένη χρονική περίοδο ή μπορείτε να τα διατηρήσετε για πάντα. Αφού μάθετε τι είδους δεδομένα θέλετε να διατηρήσετε, πρέπει να αποφασίσετε για πόσο καιρό θέλετε να τα διατηρήσετε. Υπάρχουν τρεις βασικές επιλογές: 1. Διατηρήστε για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα 2. Κρατήστε για πάντα 3. Διαγραφή μετά από καθορισμένο χρονικό διάστημα Κάθε επιλογή έχει τα δικά της πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, επομένως πρέπει να τα σταθμίσετε προσεκτικά πριν λάβετε μια απόφαση. Αφού μάθετε τι τύπο δεδομένων θέλετε να διατηρήσετε και για πόσο χρονικό διάστημα, πρέπει να ρυθμίσετε την πολιτική διατήρησης. Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό, αλλά το πιο σημαντικό πράγμα είναι να βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε τις επιλογές και τον τρόπο λειτουργίας τους. Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να ρυθμίσετε μια πολιτική διατήρησης είναι να χρησιμοποιήσετε τις ενσωματωμένες επιλογές στο Office 365. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο κέντρο διαχείρισης του Office 365 και κάντε κλικ στην καρτέλα 'Συμμόρφωση'. Από εκεί, θα δείτε μια λίστα επιλογών συμμόρφωσης. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα «Διατήρηση» και κάντε κλικ στον σύνδεσμο «Προσθήκη πολιτικής διατήρησης». Αυτό θα σας οδηγήσει στον οδηγό πολιτικής διατήρησης. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να δώσετε ένα όνομα στην πολιτική σας. Στη συνέχεια, πρέπει να επιλέξετε τον τύπο των δεδομένων που θέλετε να διατηρήσετε και για πόσο χρονικό διάστημα. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να εφαρμόσετε την πολιτική σε όλους τους χρήστες ή μόνο σε συγκεκριμένους χρήστες. Αφού κάνετε τις επιλογές σας, κάντε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση». Η πολιτική σας θα εφαρμόζεται πλέον σε όλους τους χρήστες που επιλέξατε. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε την πολιτική μόνο σε συγκεκριμένους χρήστες, μπορείτε να το κάνετε μεταβαίνοντας στην καρτέλα «Συμμόρφωση» στο κέντρο διαχείρισης του Office 365 και κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο «Διατήρηση». Από εκεί, θα δείτε μια λίστα με όλες τις πολιτικές διατήρησης που έχουν δημιουργηθεί. Βρείτε την πολιτική που θέλετε να εφαρμόσετε σε συγκεκριμένους χρήστες και κάντε κλικ στον σύνδεσμο «Επεξεργασία». Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα «Πεδίο εφαρμογής» και κάντε κλικ στον σύνδεσμο «Προσθήκη χρηστών». Από εκεί, μπορείτε να επιλέξετε τους συγκεκριμένους χρήστες στους οποίους θέλετε να εφαρμόσετε την πολιτική. Αφού κάνετε τις επιλογές σας, κάντε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση». Η πολιτική σας θα εφαρμόζεται πλέον στους συγκεκριμένους χρήστες που επιλέξατε.

Αν θέλεις να μάθεις πώς να εφαρμόσετε μια πολιτική διατήρησης κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο Office 365 και, στη συνέχεια, διαβάστε αυτήν την ανάρτηση. Η πολιτική διατήρησης είναι συλλογή ετικετών αποθήκευσης που καθορίζουν τον τρόπο αποθήκευσης φακέλων και μεμονωμένων στοιχείων (όπως email και τηλεφωνητή). γενικό γραμματοκιβώτιο στο Office 365 πριν αρχειοθετηθούν ή διαγραφούν οριστικά. Πολλές επιχειρηματικές οργανώσεις πρέπει να αποθηκεύουν προληπτικά τα περιεχόμενα των γραμματοκιβωτίων τους για λόγους συμμόρφωσης. Οι πολιτικές διατήρησης σάς βοηθούν να διαχειριστείτε τους κινδύνους που σχετίζονται με την απώλεια πληροφοριών που μπορεί να προκαλέσουν νομικές επιπλοκές.

Πώς να εφαρμόσετε μια πολιτική διατήρησης κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο Office 365

Για να εφαρμόσετε μια πολιτική διατήρησης σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, πρέπει να δημιουργήσετε ετικέτες διατήρησης και μια νέα πολιτική διατήρησης, να επισυνάψετε τις ετικέτες στην πολιτική και, στη συνέχεια, να εφαρμόσετε την πολιτική στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.

περιοδικό

Έτσι μπορείς εφαρμόστε μια πολιτική διατήρησης κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο Office 365 :

1. Συνδεθείτε στην ΑΗΚ.
2. Δημιουργήστε προσωπικές ετικέτες διατήρησης.
3. Δημιουργήστε μια νέα πολιτική διατήρησης.
4. Επισυνάψτε προσωπικές ετικέτες στην πολιτική διατήρησης.
5. Εφαρμόστε μια πολιτική διατήρησης στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.

Ας το δούμε αυτό λεπτομερώς.

1] Είσοδος στην ΑΗΚ

Συνδεθείτε στην ΑΗΚ (https://outlook.office365.com/ecp) χρησιμοποιώντας τα διαπιστευτήρια διαχειριστή σας.

πώς να χρησιμοποιήσετε το xbox play οπουδήποτε

Υπόδειξη: Χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα περιήγησής σας σε κατάσταση ιδιωτικής/ανώνυμης περιήγησης για να αποκτήσετε πρόσβαση στον λογαριασμό σας Διαχειριστή Exchange. Αυτό θα εμποδίσει το πρόγραμμα περιήγησης να επιλέξει αυτόματα τα τρέχοντα διαπιστευτήριά σας όταν πλοηγείστε στον ιστότοπο.

2] Δημιουργήστε Προσωπικές Ετικέτες αποθήκευσης

Η ετικέτα διατήρησης μπορεί να είναι ένα από τα παρακάτω τρία τύπους :

1. Προεπιλεγμένη ετικέτα πολιτικής (DPT) - Εφαρμόζεται αυτόματα σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιο.
2. Ετικέτα πολιτικής διατήρησης (RPT) - εφαρμόζεται αυτόματα στον προεπιλεγμένο φάκελο (Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, κ.λπ.) και
3. ημέρα προσωπικού – Εφαρμόζεται με μη αυτόματο τρόπο από χρήστες σε μεμονωμένα στοιχεία και φακέλους.

Χρησιμοποιώντας μια προσωπική ετικέτα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εξαίρεση για μια προεπιλεγμένη ετικέτα πολιτικής ή μια ετικέτα πολιτικής διατήρησης. Για παράδειγμα, εάν το DPT λέει να διαγραφούν όλα τα στοιχεία μετά από 5 χρόνια, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εξαίρεση για 'ειδοποιήσεις' που θα διαγραφούν μετά από 7 ημέρες χρησιμοποιώντας μια προσωπική ετικέτα.

Για να δημιουργήσετε μια προσωπική ετικέτα, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες:

1. Τύπος Διαχείριση συμμόρφωσης στο αριστερό τμήμα του πίνακα ελέγχου του Exchange Admin Center.
2. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο ετικέτες αποθήκευσης καρτέλα στο επάνω μέρος της σελίδας.
3. Θα δείτε μια λίστα με υπάρχουσες ετικέτες διατήρησης. Πατήστε το συν (+) εικονίδιο στην κορυφή αυτής της λίστας.
4. Επιλέγω εφαρμόζεται από τους χρήστες σε στοιχεία και φακέλους (ιδιωτικοί) στην αναπτυσσόμενη λίστα που εμφανίζεται.
5. Να ερθει μεσα Ονομα , διεξαγωγή δράσης, και Διάρκεια ζωής για tag in νέα ετικέτα που εφαρμόζεται από τους χρήστες σε στοιχεία και φακέλους (προσωπικοί) παράθυρο.
6. Κάντε κλικ στο Διατήρηση κουμπί.

Ομοίως, μπορείτε να δημιουργήσετε πρόσθετες ετικέτες που θα επισυναφθούν στην πολιτική του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου σας.

Το πρόγραμμα εγκατάστασης nvidia δεν μπορεί να συνεχίσει να μην είναι συμβατό με αυτήν την έκδοση παραθύρων

Διαβάστε επίσης: Ποια είναι η διαφορά μεταξύ του Microsoft Office και του Microsoft 365;

3] Δημιουργήστε μια νέα πολιτική διατήρησης

1. Παω σε πολιτικές διατήρησης αυτί που εμφανίζεται στην κορυφή της σελίδας Διαχείρισης Συμμόρφωσης. Θα δείτε μια λίστα με τις υπάρχουσες πολιτικές.
2. Κάντε κλικ στο συν (+) για να δημιουργήσετε μια νέα πολιτική.
3. Εισαγάγετε το κατάλληλο Ονομα για την πολιτική.
4. Επισυνάψτε μία ή περισσότερες ετικέτες στην πολιτική (όπως περιγράφεται στην επόμενη ενότητα).
5. Κάντε κλικ στο Διατήρηση κουμπί.

Διαβάστε επίσης: Εγκαταστήστε την Κονσόλα διαχείρισης πολιτικής ομάδας στα Windows 11/10. .

4] Επισυνάψτε προσωπικές ετικέτες στην πολιτική διατήρησης.

1. Στο παράθυρο της πολιτικής διατήρησης, κάντε κλικ στο σύμβολο συν (+). Αυτό θα ανοίξει επιλέξτε ετικέτες αποθήκευσης ένα παράθυρο που εμφανίζει μια λίστα με τις διαθέσιμες ετικέτες.
2. Επιλέξτε τις προσωπικές ετικέτες που έχετε δημιουργήσει και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη κουμπί.
3. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί.

5] Εφαρμόστε μια πολιτική διατήρησης στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.

1. Στο αριστερό παράθυρο του λογαριασμού διαχειριστή Exchange, κάντε κλικ αποδέκτες .
2. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο γενικός επάνω καρτέλα. Θα δείτε μια λίστα με τα υπάρχοντα γενικά γραμματοκιβώτια .
3. διπλό κλικ στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε την πολιτική.
4. Τύπος χαρακτηριστικά γραμματοκιβωτίου στον αριστερό πίνακα.
5. Επιλέξτε μια πολιτική χρησιμοποιώντας το κουμπί Πολιτική διατήρησης πτώση.
6. Κάντε κλικ στο Διατήρηση κουμπί.

Σημειώσεις:

είσοδος pushbullet

1. Μόνο οι διαχειριστές μπορούν να δημιουργήσουν και να εφαρμόσουν πολιτικές διατήρησης σε κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια στο Office 365.
2. Για να εφαρμόσετε πολιτικές διατήρησης σε αυτά, πρέπει να έχετε τουλάχιστον 10 MB δεδομένων στα γραμματοκιβώτιά σας.
3. Η πολιτική διατήρησης διαρκεί συνήθως 7 ημέρες για να τεθεί σε ισχύ.
4. Μπορείτε να δημιουργήσετε μία ή περισσότερες ετικέτες διατήρησης, αλλά μόνο μία πολιτική διατήρησης μπορεί να εφαρμοστεί σε ένα γραμματοκιβώτιο κάθε φορά. Επομένως, συσχετίστε όλες τις ετικέτες που θέλετε να εφαρμόσετε σε ένα γραμματοκιβώτιο με μια πολιτική διατήρησης.

Μπορούμε να εφαρμόσουμε μια πολιτική διατήρησης σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο;

Ναί. Μπορείτε να εφαρμόσετε μια πολιτική διατήρησης σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο χρησιμοποιώντας χαρακτηριστικά γραμματοκιβωτίου επιλογή. Μπορεί να βρεθεί κάνοντας διπλό κλικ σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο κάτω γενικός καρτέλα μέσα αποδέκτες τμήματος της ΑΗΚ. Λάβετε υπόψη ότι μόνο μία πολιτική μπορεί να εφαρμοστεί σε ένα γραμματοκιβώτιο κάθε φορά. Επομένως, πρέπει να συσχετίσετε όλες τις απαραίτητες ετικέτες με μια ενιαία πολιτική που πρόκειται να εφαρμόσετε στο γραμματοκιβώτιο.

Πώς μπορώ να αλλάξω την προεπιλεγμένη πολιτική διατήρησης στο Office 365;

Πώς μπορώ να εφαρμόσω μια πολιτική διατήρησης σε ένα γραμματοκιβώτιο του Office 365;

Μπορείτε να εφαρμόσετε μια πολιτική διατήρησης σε ένα ή περισσότερα γραμματοκιβώτια στο Office 365. χρησιμοποιώντας την ΑΗΚ . Για να εφαρμόσετε μια πολιτική διατήρησης σε ένα μεμονωμένο γραμματοκιβώτιο, μεταβείτε στο Παραλήπτες > Γραμματοκιβώτια . Στη συνέχεια, επιλέξτε το γραμματοκιβώτιο που θέλετε και κάντε κλικ στο κουμπί επεξεργασία επάνω εικονίδιο. Τύπος Γραμματοκιβώτιο Ιδιαιτερότητες αριστερά. Επιλέξτε μια πολιτική διατήρησης από την αναπτυσσόμενη λίστα και κάντε κλικ Διατήρηση κουμπί. Για να εφαρμόσετε μια πολιτική διατήρησης σε πολλά γραμματοκιβώτια, επιλέξτε πολλαπλά γραμματοκιβώτια χρησιμοποιώντας Βάρδια ή Ctrl κλειδί. Στη συνέχεια επιλέξτε Σύνθετες επιλογές > Πολιτική διατήρησης > Ανανέωση . Στη συνέχεια, επιλέξτε την επιθυμητή πολιτική Μαζική εκχώρηση πολιτικής διατήρησης και κάντε κλικ στο Διατήρηση κουμπί.