Κάθε ιδιοκτήτης επιχείρησης γνωρίζει ότι το να παραμένει ενημερωμένος με τις πιο πρόσφατες πληροφορίες είναι απαραίτητο για να παραμείνει ανταγωνιστικός. Το SharePoint είναι ένα απίστευτα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε συνδεδεμένοι και ενημερωμένοι με τις διάφορες ρυθμίσεις ειδοποίησης. Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας καθοδηγήσουμε πώς να ρυθμίζετε ειδοποιήσεις στο SharePoint για άλλους χρήστες, ώστε να μπορούν να ενημερώνονται και να γνωρίζουν τις εργασίες τους.
Οι Ειδοποιήσεις SharePoint μπορούν να σας βοηθήσουν να παραμένετε ενημερωμένοι σχετικά με αλλαγές στο περιεχόμενο της τοποθεσίας. Ως κάτοχος ιστότοπου, μπορείτε να ρυθμίσετε ειδοποιήσεις για άλλους χρήστες και για εσάς. Δείτε πώς:
- Μεταβείτε στη λίστα ή στη βιβλιοθήκη όπου θέλετε να ρυθμίσετε μια ειδοποίηση.
- Επιλέξτε την καρτέλα Ενέργειες .
- Επιλέγω Ειδοποίησέ με .
- Συμπληρώστε τη φόρμα ειδοποίησης με τις ρυθμίσεις που θέλετε.
- Επίλεξε το Στείλτε ειδοποιήσεις σε αυτά τα άτομα επιλογή.
- Εισαγάγετε τα ονόματα ή τα email των ατόμων που θέλετε να λάβετε την ειδοποίηση.
- Τύπος Εντάξει .
Τώρα όλοι οι χρήστες θα ειδοποιούνται όταν πραγματοποιούνται αλλαγές στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.
Πώς να ορίσετε ειδοποιήσεις στο SharePoint για άλλους χρήστες
Το SharePoint είναι ένα ισχυρό εργαλείο για συνεργασία, που επιτρέπει στους χρήστες να μοιράζονται εύκολα έγγραφα και να συνεργάζονται σε έργα. Ένα από τα πιο χρήσιμα χαρακτηριστικά του SharePoint είναι η δυνατότητα ρύθμισης ειδοποιήσεων για άλλους χρήστες. Με τις ειδοποιήσεις, οι χρήστες μπορούν να ειδοποιούνται όταν έχουν γίνει αλλαγές σε έγγραφα ή εργασίες έργου. Η ρύθμιση ειδοποιήσεων για άλλους χρήστες στο SharePoint είναι εύκολη και μπορεί να γίνει σε λίγα μόλις βήματα.
Βήμα 1: Μεταβείτε στον ιστότοπο
Το πρώτο βήμα είναι να πλοηγηθείτε στον ιστότοπο όπου θα οριστεί η ειδοποίηση. Αυτό μπορεί να γίνει κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο Ιστότοποι στην επάνω γραμμή πλοήγησης. Μόλις ο χρήστης πλοηγηθεί στον ιστότοπο, μπορεί να επιλέξει τη βιβλιοθήκη ή τη λίστα όπου θα οριστεί η ειδοποίηση.
Βήμα 2: Επιλέξτε Χρήστη
Το επόμενο βήμα είναι να επιλέξετε τον χρήστη που θα λάβει την ειδοποίηση. Αυτό μπορεί να γίνει κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο Ρυθμίσεις στην επάνω γραμμή πλοήγησης. Από εκεί, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει την επιλογή Άτομα και Ομάδες. Αυτό θα ανοίξει μια λίστα χρηστών που μπορούν να λάβουν μια ειδοποίηση. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει τον χρήστη που θα λάβει την ειδοποίηση κάνοντας κλικ στο όνομά του.
Βήμα 3: Ορίστε την ειδοποίηση
Τώρα που ο χρήστης έχει επιλέξει τον χρήστη που θα λάβει την ειδοποίηση, μπορεί να κάνει κλικ στον σύνδεσμο Ειδοποιήσεις στην επάνω γραμμή πλοήγησης. Αυτό θα ανοίξει μια σελίδα όπου ο χρήστης μπορεί να ορίσει την ειδοποίηση. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει τον τύπο ειδοποίησης που θέλει να ορίσει, όπως όταν προστίθεται, τροποποιείται ή διαγράφεται ένα έγγραφο. Μπορούν επίσης να ορίσουν τη συχνότητα της ειδοποίησης και τη διεύθυνση email του χρήστη που θα λάβει την ειδοποίηση.
Βήμα 4: Αποθηκεύστε την ειδοποίηση
Το τελευταίο βήμα είναι να αποθηκεύσετε την ειδοποίηση. Αυτό μπορεί να γίνει κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στο κάτω μέρος της σελίδας. Μόλις αποθηκευτεί η ειδοποίηση, ο χρήστης θα λάβει μια ειδοποίηση μέσω email όταν ενεργοποιηθεί η ειδοποίηση.
Επιπλέον επιλογές
Εκτός από τη ρύθμιση ειδοποιήσεων για άλλους χρήστες, το SharePoint προσφέρει επίσης άλλες επιλογές ειδοποίησης. Για παράδειγμα, οι χρήστες μπορούν να ορίσουν ειδοποιήσεις για συγκεκριμένα έγγραφα ή λίστες. Μπορούν επίσης να ορίσουν ειδοποιήσεις για αλλαγές σε συγκεκριμένα πεδία, όπως όταν ένα συγκεκριμένο πεδίο έχει τροποποιηθεί.
Περιορισμοί
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί κατά τη ρύθμιση ειδοποιήσεων στο SharePoint. Για παράδειγμα, το SharePoint επιτρέπει στους χρήστες να ορίζουν ειδοποιήσεις μόνο για έως και 100 χρήστες τη φορά. Επιπλέον, οι χρήστες πρέπει να έχουν τα κατάλληλα δικαιώματα για να ορίσουν ειδοποιήσεις για άλλους χρήστες.
συμπέρασμα
Η ρύθμιση ειδοποιήσεων για άλλους χρήστες στο SharePoint είναι ένας απλός και αποτελεσματικός τρόπος για να ενημερώνονται οι χρήστες για αλλαγές σε έγγραφα ή εργασίες έργου. Με λίγα μόνο βήματα, οι χρήστες μπορούν να ορίσουν γρήγορα ειδοποιήσεις για άλλους χρήστες και να κρατούν την ομάδα τους ενημερωμένη.
Συχνές Ερωτήσεις
Τι είναι το Sharepoint;
Το Sharepoint είναι μια διαδικτυακή πλατφόρμα συνεργασίας που αναπτύχθηκε από τη Microsoft. Χρησιμοποιείται για την αποθήκευση, οργάνωση, κοινή χρήση και πρόσβαση σε πληροφορίες από οποιαδήποτε συσκευή. Το SharePoint προσφέρει ένα ευρύ φάσμα δυνατοτήτων, όπως διαχείριση εγγράφων, παρακολούθηση εργασιών και διαχείριση περιεχομένου. Παρέχει επίσης στους χρήστες τη δυνατότητα να προσαρμόσουν την πλατφόρμα σύμφωνα με τις συγκεκριμένες ανάγκες τους. Το SharePoint χρησιμοποιείται από πολλούς οργανισμούς για τη διευκόλυνση της συνεργασίας και της κοινής χρήσης εγγράφων.
Πώς μπορώ να ορίσω ειδοποιήσεις στο Sharepoint για άλλους χρήστες;
Για να ορίσετε ειδοποιήσεις στο Sharepoint για άλλους χρήστες, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε μια λίστα ή βιβλιοθήκη στον ιστότοπο. Μόλις δημιουργηθεί η λίστα ή η βιβλιοθήκη, μπορείτε να μεταβείτε στη λίστα ή τις ρυθμίσεις της βιβλιοθήκης και να κάνετε κλικ στο Alert Me. Αυτό θα ανοίξει μια σελίδα όπου μπορείτε να ρυθμίσετε ειδοποιήσεις για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο ειδοποίησης (άμεση, ημερήσια, εβδομαδιαία) και τον χρήστη ή την ομάδα χρηστών που θα λάβουν την ειδοποίηση. Μπορείτε επίσης να ορίσετε συνθήκες για το πότε θα πρέπει να σταλεί η ειδοποίηση. Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση της ειδοποίησης, κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Ποιοι τύποι ειδοποιήσεων μπορούν να οριστούν στο Sharepoint;
Το Sharepoint προσφέρει μια ποικιλία τύπων ειδοποιήσεων που μπορούν να οριστούν για διαφορετικούς τύπους λιστών ή βιβλιοθηκών. Αυτές οι ειδοποιήσεις μπορούν να ρυθμιστούν όταν προστίθενται νέα στοιχεία ή έγγραφα στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, όταν τροποποιούνται υπάρχοντα στοιχεία ή όταν διαγράφονται στοιχεία. Επιπλέον, οι χρήστες μπορούν να ρυθμίσουν τις ειδοποιήσεις που θα αποστέλλονται όταν πληρούνται συγκεκριμένες προϋποθέσεις, όπως όταν ένα στοιχείο εκχωρείται σε έναν συγκεκριμένο χρήστη ή όταν ένα αντικείμενο πρέπει να λήξει σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία.
Πώς μπορώ να τροποποιήσω τις υπάρχουσες ειδοποιήσεις στο Sharepoint;
Για να τροποποιήσετε τις υπάρχουσες ειδοποιήσεις στο Sharepoint, πρέπει πρώτα να μεταβείτε στη λίστα ή τις ρυθμίσεις της βιβλιοθήκης και να κάνετε κλικ στο Alert Me. Εδώ μπορείτε να δείτε τις υπάρχουσες ειδοποιήσεις και να κάνετε κλικ στην ειδοποίηση για να την τροποποιήσετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο της ειδοποίησης, τον χρήστη ή την ομάδα χρηστών που θα πρέπει να λάβουν την ειδοποίηση και τις προϋποθέσεις για το πότε θα πρέπει να σταλεί η ειδοποίηση. Όταν ολοκληρώσετε τις αλλαγές, κάντε κλικ στο OK για να τις αποθηκεύσετε.
Μπορώ να διαγράψω ειδοποιήσεις στο Sharepoint;
Ναι, μπορείτε να διαγράψετε ειδοποιήσεις στο Sharepoint. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει πρώτα να μεταβείτε στη λίστα ή τις ρυθμίσεις της βιβλιοθήκης και να κάνετε κλικ στο Alert Me. Εδώ μπορείτε να δείτε τις υπάρχουσες ειδοποιήσεις και να κάνετε κλικ στην ειδοποίηση για να τη διαγράψετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Διαγραφή για να διαγράψετε την ειδοποίηση. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Ακύρωση για να ακυρώσετε την ειδοποίηση χωρίς να τη διαγράψετε.
συμπαγές αρχείο δεδομένων προοπτικής
Η ρύθμιση ειδοποιήσεων στο SharePoint για άλλους χρήστες είναι μια εύκολη και απλή διαδικασία που μπορεί να επιτευχθεί με μερικά απλά βήματα. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, οι χρήστες του SharePoint μπορούν να διασφαλίσουν ότι είναι σε θέση να παραμένουν ενημερωμένοι για τυχόν αλλαγές ή ενημερώσεις που γίνονται στις τοποθεσίες του SharePoint. Με αυτή τη δυνατότητα, οι χρήστες μπορούν να εργάζονται πιο αποτελεσματικά και αποτελεσματικά, εξοικονομώντας χρόνο και πόρους.
