Πώς να συμπιέσετε και να μειώσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου στο Microsoft Outlook

Εάν το γραμματοκιβώτιό σας γεμίζει, ίσως χρειαστεί να συμπιέσετε ή να μειώσετε το μέγεθός του. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να το κάνετε αυτό στο Microsoft Outlook. Αρχικά, ανοίξτε το Outlook και μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο. Στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές και κάντε κλικ στο Mail. Κάτω από την επικεφαλίδα Αποστολή/Λήψη, κάντε κλικ στο κουμπί που λέει Άδειασμα απορριμμάτων. Αυτό θα διαγράψει όλα τα στοιχεία που βρίσκονται στον φάκελο Κάδος απορριμμάτων και θα ελευθερώσει χώρο. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα Φάκελοι και κάντε κλικ στο Προβολή ρυθμίσεων. Κάτω από το παράθυρο διαλόγου Προβολή ρυθμίσεων, κάντε κλικ στο κουμπί Άδειασμα φακέλων. Αυτό θα διαγράψει τυχόν κενούς φακέλους στο γραμματοκιβώτιό σας. Τέλος, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο και κάντε κλικ στα Εργαλεία εκκαθάρισης. Κάτω από το πλαίσιο διαλόγου Εργαλεία εκκαθάρισης, κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου. Αυτό θα σας επιτρέψει να διαγράψετε τυχόν παλιά ή αχρησιμοποίητα στοιχεία στο γραμματοκιβώτιό σας. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, θα πρέπει να μπορείτε να μειώσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και να μην γεμίσει.

δωρεάν λογισμικά εξόρυξης bitcoin windows 10

Microsoft Outlook , ένα πρόγραμμα-πελάτη για το Outlook ή μια υπηρεσία Live email, αποθηκεύστε email και συνημμένα εκτός σύνδεσης. Καθώς λαμβάνετε και στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το μέγεθος της βάσης δεδομένων συνεχίζει να αυξάνεται. Αν και διασφαλίζει ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο email σας όταν δεν είστε συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο, σημαίνει επίσης ότι το γραμματοκιβώτιό σας συνεχίζει να μεγαλώνει. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα εξηγήσουμε πώς μπορείτε να συμπιέσετε και να μειώσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου στο Microsoft Outlook.

Συρρίκνωση και μείωση του μεγέθους του γραμματοκιβωτίου στο Microsoft Outlook

Το μειονέκτημα ενός μεγαλύτερου γραμματοκιβωτίου είναι ότι επιβραδύνει τα πράγματα. Η ανακάλυψη και η αναζήτηση για κάτι απαιτεί περισσότερο χρόνο. Επιπλέον, οι πάροχοι υπηρεσιών email όπως το Office 365 περιορίζουν το μέγιστο μέγεθος γραμματοκιβωτίου. Αυτό σημαίνει ότι εάν δεν μειώσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου στο Microsoft Outlook, δεν θα μπορείτε να στέλνετε ή να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πού αποθηκεύονται όλα τα δεδομένα γραμματοκιβωτίου του Outlook

Εάν χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα POP ή IMAP, όλα τα αρχεία, τα email, οι φάκελοι, οι επαφές κ.λπ. αποθηκεύονται σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst). Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό Office 365, Exchange ή Outlook.com, τα δεδομένα του γραμματοκιβωτίου σας είναι διαθέσιμα σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook εκτός σύνδεσης (.ost). Ενώ η διαγραφή email και συνημμένων μπορεί να βοηθήσει εάν αποθηκεύσετε όλες τις πληροφορίες σε ένα αρχείο PST, δεν συμπιέζεται από μόνο του.

Το σημείωμα: Έχουμε συζητήσει δύο ακόμη τρόπους διαγραφής αρχείων από το Outlook. Εάν τα χρησιμοποιήσετε και στη συνέχεια μειώσετε με μη αυτόματο τρόπο το μέγεθος του αρχείου γραμματοκιβωτίου, θα σας βοηθήσει στο μέλλον.

Windows 10 apc ευθυγράμμιση ευρετηρίου

Συμπίεση και συρρίκνωση του αρχείου δεδομένων του Outlook (.pst)

Το πλεονέκτημα ενός αρχείου PST είναι ότι όταν διαγράφονται τα email, συμπυκνώνει αυτόματα τη βάση δεδομένων στο παρασκήνιο. Η διαδικασία συμπίεσης πραγματοποιείται όταν δεν χρησιμοποιείτε το Outlook. Μπορείτε επίσης να το συμπιέσετε κάνοντας τα εξής χειροκίνητα:

1. Ανοίξτε το Outlook και διαγράψτε τα ανεπιθύμητα στοιχεία. Όταν διαγραφούν, τα αρχεία καταλήγουν στο φάκελο Διαγραμμένα στοιχεία. Κάντε δεξί κλικ και καθαρίστε το.
2. Κάντε κλικ στο Αρχείο > Ρυθμίσεις λογαριασμού > Ρυθμίσεις λογαριασμού .
3. Εναλλαγή σε Αρχεία ημερομηνίας αυτί. Επιλέξτε το αρχείο δεδομένων που θέλετε να συμπιέσετε. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις .
4. Κάντε κλικ στην καρτέλα Για προχωρημένους> Ρυθμίσεις αρχείου δεδομένων του Outlook.
5. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές αρχείου δεδομένων του Outlook, κάντε κλικ Συμπιέστε τώρα και μετά κάντε κλικ Πρόστιμο .

Ανάλογα με το μέγεθος του αρχείου PST, η συμπίεση μπορεί να διαρκέσει αρκετά λεπτά.

Συμπίεση και συρρίκνωση του αρχείου δεδομένων του Outlook εκτός σύνδεσης (.ost)

Πολλοί λογαριασμοί email χρησιμοποιούν ένα αρχείο δεδομένων του Outlook εκτός σύνδεσης για την αποθήκευση δεδομένων. Ένα αρχείο δεδομένων OST ή εκτός σύνδεσης του Outlook είναι παρόμοιο με ένα αρχείο δεδομένων PST ή Outlook με μία εξαίρεση. Δεν μπορείτε να κάνετε εισαγωγή ή εξαγωγή σε αρχείο δεδομένων του Outlook εκτός σύνδεσης (.ost).

1. Κάντε κλικ αρχείο > Ρυθμίσεις λογαριασμού, Ρυθμίσεις λογαριασμού .
2. Επί Αρχεία ημερομηνίας , κάντε κλικ στο αρχείο δεδομένων που θέλετε να συμπιέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Ρυθμίσεις .
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Προχωρημένος καρτέλα> Επιλογές αρχείου δεδομένων του Outlook .
4. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές αρχείου δεδομένων του Outlook, κάντε κλικ Συμπιέστε τώρα και μετά κάντε κλικ Πρόστιμο .

Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο καθαρισμού αλληλογραφίας

Το Outlook προσφέρει ένα ενσωματωμένο εργαλείο καθαρισμού αλληλογραφίας ή μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε Εργαλείο εκκαθάρισης συνημμένων του Outlook για να αναζητήσετε παλιά και μεγάλα μηνύματα που μπορούν να διαγραφούν ή να μετακινηθούν σε ένα αρχείο PST. Μπορεί επίσης να διαγράψει αντίγραφα email που έρχονται σε διένεξη με τον διακομιστή αλληλογραφίας. Μερικές φορές διαγράφουμε αρχεία από τον διακομιστή, αλλά εξακολουθούν να είναι διαθέσιμα στον πελάτη, καταλαμβάνοντας χώρο.

Εκτελέστε το Εργαλείο εκκαθάρισης γραμματοκιβωτίου

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο > Εργαλεία > Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.
2. Επιλέξτε Προβολή μεγέθους γραμματοκιβωτίου, Εύρεση αντικειμένων παλαιότερα από, Εύρεση αντικειμένων μεγαλύτερα από, προβολή μεγέθους διαγραμμένων στοιχείων, άδειο φάκελο για διαγραμμένα στοιχεία, προβολή μεγέθους σύγκρουσης ή κενά διενέξεις για να εκτελέσετε την επιθυμητή εργασία.

Χρησιμοποιήστε το Εργαλείο εκκαθάρισης συνομιλίας

πώς να δημιουργήσετε μια συντόμευση στη λέξη

Outlook for Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for Business Outlook 2013 και άλλα εργαλείο καθαρισμού συνομιλίας . Οι συνομιλίες ή η αλληλογραφία μέσω email είναι ένα και το αυτό. Το «εργαλείο ομιλίας» είναι έξυπνο. Θα αξιολογήσει το περιεχόμενο κάθε μηνύματος και εάν μέρος του email είναι διαθέσιμο σε οποιοδήποτε από τα μηνύματα προεπισκόπησης, θα το διαγράψει.

Έχετε τρεις επιπλέον επιλογές για συμπίεση και μείωση του μεγέθους γραμματοκιβωτίου στο Microsoft Outlook

• Το Clear ελέγχει την επιλεγμένη συνομιλία.
• Η Εκκαθάριση φακέλου περιηγείται στον επιλεγμένο φάκελο.
• Το Clean folder and subfolders ελέγχει επίσης τους υποφακέλους.

Αυτές είναι οι καλύτερες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να συμπιέσετε και να μειώσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου στο Microsoft Outlook. Ωστόσο, προσέχετε πάντα να μην διαγράφετε κατά λάθος σημαντικά αρχεία.

Διαβάστε περισσότερα : Πως βελτιστοποίηση και επιτάχυνση του Microsoft Outlook .