Ως ειδικός στον τομέα της πληροφορικής, με ρωτούν συχνά πώς να αρχειοθετήσω τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ανακτήσω αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. Ακολουθεί μια γρήγορη επισκόπηση του πώς να κάνετε και τα δύο. Για να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε έναν φάκελο αρχειοθέτησης. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Νέος φάκελος. Ονομάστε το φάκελο 'Αρχείο' (ή οτιδήποτε άλλο θέλετε) και κάντε κλικ στο OK. Αφού δημιουργήσετε το φάκελο αρχειοθέτησης, μπορείτε να αρχίσετε να μετακινείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τα email που θέλετε να αρχειοθετήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ και σύρετέ τα στον φάκελο αρχειοθέτησης. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στα επιλεγμένα email και να επιλέξετε Μετακίνηση > Αρχειοθέτηση. Για να ανακτήσετε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς μεταβείτε στο φάκελο Αρχειοθέτηση και κάντε διπλό κλικ στο email που θέλετε να ανοίξετε. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στο email και να επιλέξετε Άνοιγμα.
Σήμερα υπάρχει συνεχής ανταλλαγή e-mail μεταξύ ιδιωτών, εταιρειών κ.λπ., γεγονός που έχει οδηγήσει σε αύξηση του όγκου των επιστολών στα γραμματοκιβώτιά μας. Έχει γίνει δύσκολο να διαχειρίζεσαι μεγάλο αριθμό email και να τα λαμβάνεις κάθε φορά. Έτσι, για την επίλυση αυτού του προβλήματος, η έννοια Αρχειοθέτηση email προέκυψε. Ας δούμε τι είναι και πώς μπορείτε να αρχειοθετήσετε ένα email στο Microsoft Outlook 2019/2016.
Τι είναι η αρχειοθέτηση email
Αρχειοθέτηση email είναι μια διαδικασία διαχείρισης email που επεξεργάζεται και αποθηκεύει συστηματικά τα email σας. Αποθηκεύει και προστατεύει μόνιμα τα δεδομένα σας χωρίς απώλεια δεδομένων. Συνήθως, όταν αρχειοθετείτε ένα email, εξαφανίζεται από τα εισερχόμενά σας χωρίς να διαγραφεί και να αποθηκευτεί σε φάκελο Αρχειοθέτηση φακέλου . Τα email που δεν θέλετε να διαγράψετε επειδή μπορεί να τα χρειαστείτε στο μέλλον μπορούν να αρχειοθετηθούν. Εάν είναι απαραίτητο, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον φάκελο αρχειοθέτησης μπορούν να αποκατασταθούν, ώστε να μην χαθεί σημαντικό περιεχόμενο. Η αρχειοθέτηση μετακινεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν διακομιστή αλληλογραφίας δικτύου στον τοπικό σας υπολογιστή.
Πώς να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook
Ανοιξε Microsoft Outlook , κάντε κλικ στο Αρχή κουμπί και μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Αποψη Ανοίξτε το.
Μεταβείτε στα εισερχόμενά σας και ανοίξτε το email που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Όταν ανοίξει το mail σας θα δείτε Αρχείο στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος του γραμματοκιβωτίου σας.
Τύπος Αρχείο και θα παρατηρήσετε ότι το email σας έχει εξαφανιστεί από τα εισερχόμενά σας. Θα βρείτε όλα αυτά τα email στο Αρχείο το φάκελο που βλέπετε στο αριστερό παράθυρο. Κάντε κλικ στο φάκελο αρχειοθέτησης για να τα προβάλετε.
defaultuser0
Μπορείτε να αναζητήσετε το συγκεκριμένο email που αναζητάτε στο παραπάνω πλαίσιο αναζήτησης. Μπορείτε να φιλτράρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα ταξινομήσετε από το πιο πρόσφατο στο παλαιότερο σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας. Μπορείτε επίσης να οργανώσετε τα email κατά ημερομηνία, μέγεθος, θέμα, σημασία, κατηγορίες και άλλα.
Η αρχειοθέτηση email στο Outlook είναι πολύ εύκολη και επομένως αποτελεσματική.
ιστορικό γραμμής εντολών windows
Μαζική αρχειοθέτηση email στο Outlook
Για να αρχειοθετήσετε μαζικά ένα email στο Outlook, ανοίξτε Αρχείο > Πληροφορίες > Εργαλεία και επιλέξτε Αφαιρέστε παλιά αντικείμενα .
Επιλέγω Συμπιέστε αυτόν τον φάκελο και όλους τους υποφακέλους και επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να συμπιεστείτε.
Στη συνέχεια, στην ενότητα 'Αρχειοθέτηση στοιχείων παλαιότερα από', εισαγάγετε μια ημερομηνία.
Επιλέξτε Συμπερίληψη στοιχείων με Η μη χρήση αυτόματης αρχειοθέτησης για αρχειοθέτηση επισημαίνεται με την επιλογή .
Κάντε κλικ στο OK και βγείτε.
Ανάγνωση : Πως Αυτόματη αρχειοθέτηση παλαιών αντικειμένων στο Microsoft Outlook .
Πώς να ανακτήσετε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook
Για πρόσβαση στα αρχειοθετημένα email σας στο Microsoft Outlook:
πώς να επαναφέρετε εργοστασιακά τα παράθυρα 10 χωρίς ρυθμίσεις
- Ανοίξτε το Outlook
- Επιλέξτε μια διεύθυνση email
- Κάντε κλικ στο φάκελο αρχειοθέτησης
- Εδώ θα δείτε όλα τα αρχειοθετημένα email σας.
Ελπίζω ότι αυτή η ανάρτηση είναι χρήσιμη για εσάς.
