Ως ειδικός πληροφορικής, γνωρίζετε ότι οι ομάδες και οι ομάδες του Microsoft 365 μπορούν να είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για τη διαχείριση έργων και τη συνεργασία με συναδέλφους. Ωστόσο, γνωρίζετε επίσης ότι χωρίς σωστή διαχείριση, αυτές οι ομάδες και οι ομάδες μπορούν γρήγορα να γίνουν απείθαρχες και αδιαχείριστες. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να διαχειρίζεστε ομάδες και ομάδες του Microsoft 365 χωρίς κατόχους, ώστε να μπορείτε να διατηρείτε τα έργα σας σε καλό δρόμο και τους συναδέλφους σας ευχαριστημένους.
Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να κάνετε κατά τη διαχείριση ομάδων και ομάδων του Microsoft 365 είναι να ορίσετε σαφείς προσδοκίες για τα μέλη της ομάδας. Βεβαιωθείτε ότι όλοι καταλαβαίνουν ποιοι είναι οι ρόλοι και οι ευθύνες τους μέσα στην ομάδα. Αυτό θα βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης και θα διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
Μια άλλη σημαντική συμβουλή είναι να κρατάτε τις ομάδες και τις ομάδες σας οργανωμένες. Αυτό σημαίνει να δημιουργείτε σαφείς και συνοπτικές συμβάσεις ονομασίας για τις ομάδες και τις ομάδες σας, καθώς και να διατηρείτε τα αρχεία και τα έγγραφα του έργου σας οργανωμένα σε μια κεντρική τοποθεσία. Διατηρώντας τις ομάδες και τις ομάδες σας οργανωμένες, θα διευκολύνετε όλους να βρίσκουν τις πληροφορίες που χρειάζονται και θα παραμείνουν σε καλό δρόμο.
Τέλος, μην ξεχνάτε να επικοινωνείτε τακτικά με τα μέλη της ομάδας σας. Ενημερώστε τους για την πρόοδό σας και ζητήστε τα σχόλιά τους. Αυτό θα βοηθήσει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης και θα διατηρήσει τα μέλη της ομάδας σας αφοσιωμένα στο έργο σας. Ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές, μπορείτε να διαχειριστείτε με επιτυχία ομάδες και ομάδες του Microsoft 365 χωρίς κατόχους.
Σε μια ομάδα Microsoft 365, τουλάχιστον ένας λογαριασμός διαχειριστή μπορεί να διαχειριστεί και να κάνει τις απαραίτητες αλλαγές. Ωστόσο, εάν ο λογαριασμός του κατόχου διαγραφεί στο Microsoft 365, η ομάδα του Microsoft Teams ή της Ομάδας Microsoft 365 και οι σχετικές υπηρεσίες ενδέχεται να μείνουν ορφανές. Αν και δεν μπορεί να γίνει τίποτα εάν ο ιδιοκτήτης της ομάδας έχει αφαιρεθεί, μπορεί να ληφθεί ένα πρωτόγονο μέτρο. Αυτή η ανάρτηση θα σας δείξει τι μπορείτε να κάνετε διαχειριστείτε άγνωστες ομάδες και ομάδες του Microsoft 365 .
Πώς να διαχειριστείτε ομάδες και ομάδες του Microsoft 365 χωρίς κατόχους
Ένας παγκόσμιος διαχειριστής, ένας διαχειριστής του Exchange ή ένας διαχειριστής ομάδας μπορεί να δημιουργήσει μια πολιτική που ρωτά αυτόματα τα πιο ενεργά μέλη μιας ομάδας ή μια ομάδα χωρίς κατόχους, εάν θα αναλάβουν την ιδιοκτησία. Εάν το μέλος αποδεχτεί την πρόσκληση, γίνεται κάτοχος.
Τι μπορεί να καθοριστεί για την πολιτική
- Εάν θέλετε να περιορίσετε ποιος μπορεί να προσκληθεί ως κάτοχος, καθορίζοντας μια ομάδα ασφαλείας
- Διεύθυνση αποστολέα ειδοποίησης
- Αριθμός εβδομάδων κατά τις οποίες θα αποστέλλονται ειδοποιήσεις
- Ποιες ομάδες ή ομάδες αποτελούν μέρος της πολιτικής
- Οι επισκέπτες δεν καλούνται ποτέ να γίνουν οικοδεσπότες.
- Οι ειδοποιήσεις αποστέλλονται εβδομαδιαία, ξεκινώντας 24 ώρες μετά τη δημιουργία της πολιτικής. Οι παραλήπτες δεν μπορούν να προωθήσουν ειδοποιήσεις σε άλλους.
- Οι ειδοποιήσεις και οι απαντήσεις παρακολουθούνται στο αρχείο καταγραφής ελέγχου.
- Η ενέργεια καταγράφεται στο αρχείο καταγραφής ελέγχου της πύλης συμμόρφωσης.
- Έως δύο μέλη της ομάδας μπορούν να αποδεχτούν την πρόσκληση να γίνουν κάτοχοι.
Βήματα για τη δημιουργία πολιτικής
- Στο κέντρο διαχείρισης μεταβείτε στο προβολή όλων > Ρυθμίσεις > ρυθμίσεις οργάνωσης, και επάνω Υπηρεσίες καρτέλα, επιλέξτε Ομάδες Microsoft 365 .
- Επιλέγω Εάν δεν υπάρχει κάτοχος, στείλτε ένα email και ζητήστε από τα ενεργά μέλη της ομάδας να γίνουν κάτοχοι πλαίσιο ελέγχου.
- Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να διατηρήσετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις διαμόρφωσης. Επιλέγω Αποθηκεύσετε. Σε διαφορετική περίπτωση , Επιλέξτε Προσαρμογή πολιτικής και ακολουθήστε τα επόμενα βήματα.
- Επί Επιλογές εβδομαδιαίας ειδοποίησης στη σελίδα, καθορίστε ποιος μπορεί να λαμβάνει ειδοποιήσεις δικαιωμάτων ιδιοκτησίας. Εάν επιτρέψετε ή αποκλείσετε ορισμένα μέλη, βρείτε και προσθέστε την ομάδα ασφαλείας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
- Εισαγάγετε τον αριθμό των ενεργών μελών που θέλετε να ειδοποιήσετε και επιλέξτε τον αριθμό των εβδομάδων για την αποστολή της ειδοποίησης. (Η λίστα ειδοποιήσεων δημιουργείται κατά την πρώτη ειδοποίηση και δεν αλλάζει.) Επιλέξτε Επόμενο .
- Επί Από ποιον είναι αυτό το γράμμα; σελίδα, επιλέξτε τον αποστολέα για το μήνυμα email και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο . Λάβετε υπόψη ότι τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια δεν υποστηρίζονται. Ο αποστολέας πρέπει να είναι γραμματοκιβώτιο χρήστη ή γραμματοκιβώτιο ομάδας.
- Επί Θέμα και μήνυμα σελίδα, ρυθμίστε το email και, εάν χρειάζεται, ενεργοποιήστε διεύθυνση URL πολιτικής οδηγίας και μετά επιλέξτε Επόμενο .
- Επί Επιλέξτε ομάδες για στόχευση σελίδα, επιλέξτε Συγκεκριμένες ομάδες και επιλέξτε τις ομάδες και τις ομάδες που θέλετε να συμπεριλάβετε σε αυτήν την πολιτική ή επιλέξτε Όλες οι ομάδες .
- Επιλέγω Επόμενο .
- Επί Αναθεώρηση και συμπλήρωση σελίδα, επιβεβαιώστε τις ρυθμίσεις σας και κάντε κλικ Τέλος και μετά επιλέξτε Εκανε.
Τι συμβαίνει εάν τα μέλη της ομάδας παραιτηθούν από την ιδιοκτησία σε μια ειδοποίηση;
Εάν όλα τα μέλη αρνηθούν να αναλάβουν την κυριότητα, ακόμη και μετά από πολλές προτροπές, στην πύλη συμμόρφωσης του Microsoft Purview, οι διαχειριστές μπορούν να δουν ποια ομάδα που δεν ανήκει βρίσκεται σε αθόρυβη λειτουργία στο αρχείο καταγραφής ελέγχου επιλέγοντας το εικονίδιο Αφύλακτη ορφανή ομάδα δραστηριότητα. Δημοσιεύστε αυτό, οι διαχειριστές θα πρέπει να επικοινωνήσουν απευθείας με τις ομάδες και να πείσουν κάποιον να αναλάβει την ευθύνη. Μόλις βρουν κάποιον, μπορούν να κάνουν το άτομο διαχειριστή της ομάδας ή της ομάδας.
Ανάγνωση : Απαιτήσεις συστήματος Microsoft 365.
Η πολιτική για μια ομάδα χωρίς κάτοχο έχει διαμορφωθεί, αλλά κανένα μέλος δεν ειδοποιείται.
Υπάρχει ένα βήμα σε αυτήν την πολιτική που ο διαχειριστής δεν χρειάζεται να διαμορφώσει − Από ποιον είναι αυτό το γράμμα; Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο Αποστολέας χρησιμοποιεί ένα γραμματοκιβώτιο χρήστη ή ένα γραμματοκιβώτιο ομάδας. Η ειδοποίηση δεν αποστέλλεται εάν έχετε διαμορφώσει οποιονδήποτε αποστολέα εκτός από ένα γραμματοκιβώτιο χρήστη ή ομάδας. Για περαιτέρω επιβεβαίωση, ο διαχειριστής μπορεί να ελέγξει το αρχείο καταγραφής ελέγχου για να δει εάν εστάλησαν ειδοποιήσεις email ομάδας.
