Πώς να στείλετε μαζικά μηνύματα email στο Outlook χρησιμοποιώντας συγχώνευση αλληλογραφίας

Αν θέλετε να στείλετε μαζικά μηνύματα email στο Outlook, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας. Αυτός ο οδηγός θα σας δείξει πώς να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για την αποστολή μαζικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.

Αρχικά, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια λίστα παραληπτών σε ένα αρχείο CSV. Αυτό το αρχείο θα περιέχει τις διευθύνσεις email όλων στους οποίους θέλετε να στείλετε το μήνυμά σας. Μόλις έχετε το αρχείο CSV, ανοίξτε το στο Excel και αποθηκεύστε το ως αρχείο κειμένου οριοθετημένο με στηλοθέτες.

Στη συνέχεια, ανοίξτε το Outlook και δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα. Στο μήνυμα, κάντε κλικ στην καρτέλα 'Εισαγωγή' και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή 'Επισύναψη αρχείου'. Επιλέξτε το αρχείο CSV και κάντε κλικ στην επιλογή 'Εισαγωγή'.

απεγκαταστήστε τα Windows Live Essentials Windows 10

Τώρα, κάντε κλικ στο κουμπί «Προς» και επιλέξτε «Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας». Επιλέξτε το αρχείο CSV και κάντε κλικ στο 'Άνοιγμα'. Επιλέξτε «Προς» από τις επιλογές συγχώνευσης αλληλογραφίας και κάντε κλικ στο «ΟΚ».

Τέλος, πληκτρολογήστε το μήνυμά σας και κάντε κλικ στο «Τέλος και συγχώνευση». Το Outlook θα στείλει τώρα το μαζικό email σας σε όλες τις διευθύνσεις στο αρχείο CSV.

Μαζική αποστολή είναι μια σημαντική στρατηγική ψηφιακού μάρκετινγκ που χρησιμοποιείται για την αύξηση των πωλήσεων και την προώθηση της επωνυμίας. Στις μέρες μας, μια καμπάνια μάρκετινγκ μέσω email είναι απαραίτητη για τη διαφήμιση ώστε να προσεγγίσει μια μεγάλη λίστα πελατών και να επιτύχει τους στόχους του οργανισμού. Εκτός επιχείρησης, μπορεί να υπάρχουν πολλές περιπτώσεις που μπορεί να θέλετε να στείλετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσκλήσεων, ενημερωτικών δελτίων και ανακοινώσεων σε πολλές διευθύνσεις.

Ωστόσο, οι περισσότεροι λογαριασμοί email υποστηρίζουν μόνο περιορισμένο αριθμό παραληπτών ανά μήνυμα email. Επιπλέον, η προετοιμασία μεμονωμένων επιστολών σε πολλά άτομα απαιτεί πολύ χρόνο. Αν και υπάρχουν πολλές υπηρεσίες που προσφέρουν έναν απλοποιημένο τρόπο αποστολής μαζικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα εξατομικευμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να χρησιμοποιήσετε Συγχώνευση γραμμάτων ιδιορρυθμία Microsoft Word με Microsoft Outlook .

Σε αντίθεση με τη μετάδοση ενός email σε μεγάλο αριθμό ατόμων, η συγχώνευση αλληλογραφίας διατηρεί το ίδιο μήνυμα σε πολλά email, αλλά το όνομα και η διεύθυνση email είναι μοναδικά με προσαρμοσμένες λεπτομέρειες για κάθε παραλήπτη. Με άλλα λόγια, μια συγχώνευση καθιστά κάθε παραλήπτη ενός μηνύματος email τον μόνο παραλήπτη.

Τι είναι η δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word

Το Mail Merge είναι μια ισχυρή δυνατότητα που υποστηρίζεται από τις περισσότερες εφαρμογές. Σας επιτρέπει να δημιουργείτε παρτίδες εξατομικευμένων μηνυμάτων email από email και εξάγει αυτόματα τις διευθύνσεις πολλών παραληπτών από μια βάση δεδομένων για να διευκολύνει τη μαζική αποστολή. Ουσιαστικά, η συγχώνευση αλληλογραφίας σημαίνει συνδυασμό αλληλογραφίας και εγγράφου. Το Mail Merge υποστηρίζεται από όλα τα προγράμματα του Microsoft Office. Το Microsoft Word σάς επιτρέπει να ενσωματώνετε περιεχόμενο από πηγές δεδομένων όπως βάση δεδομένων Access, υπολογιστικό φύλλο Excel κ.λπ. σε έγγραφα του Word με τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας. Με αυτόν τον τρόπο, το Microsoft Outlook μπορεί να εκμεταλλευτεί τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word για την αποστολή μαζικών εξατομικευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλές επαφές.

Για να στείλετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook χρησιμοποιώντας συγχώνευση αλληλογραφίας, πρέπει πρώτα να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Word για να δημιουργήσετε πολλά μόνιμα έγγραφα που περιέχουν σταθερό περιεχόμενο, δηλαδή το σώμα του μηνύματος email και, στη συνέχεια, να προσθέσετε μοναδικές πληροφορίες ανά έγγραφο, όπως το όνομα ή τη διεύθυνση των παραληπτών, η οποία συνήθως λαμβάνεται από μια πηγή δεδομένων, όπως μια επαφή του Outlook, ένα υπολογιστικό φύλλο Excel ή μια βάση δεδομένων πρόσβασης. Η συγχώνευση αλληλογραφίας περιλαμβάνει την προετοιμασία των κύριων εγγράφων σας, τη δημιουργία μιας πηγής δεδομένων για τη λίστα αλληλογραφίας σας, τον καθορισμό πεδίων συγχώνευσης, τη συσχέτιση μιας λίστας αλληλογραφίας με ένα έγγραφο, την αποθήκευση και την αποστολή εξατομικευμένων μηνυμάτων email. Σε αυτό το άρθρο, εξηγούμε πώς να στέλνετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Προετοιμάστε τη λίστα αλληλογραφίας για συγχώνευση

εκτόξευση Microsoft Outlook και κάντε κλικ στο Σπίτι αυτί

Στο κάτω μέρος της αρχικής καρτέλας, κάντε κλικ Ανθρωποι για να δείτε τη λίστα επαφών σας.

Επιλέξτε τη διεύθυνση επαφής στην οποία θέλετε να στείλετε ένα μαζικό μήνυμα.

Τώρα πηγαίνετε στο Ενέργειες Ομάδα μέσα Σπίτι καρτέλα και κάντε κλικ Συγχώνευση γραμμάτων.

πρόγραμμα επεξεργασίας φωτογραφιών faststone

Στο παράθυρο διαλόγου Επαφές συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής με την επιλογή Μόνο επιλεγμένες επαφές κάτω από Επαφές για αποστολή email μόνο στην επιλεγμένη επαφή. Διαφορετικά, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής με την επιλογή Όλες οι επαφές στην τρέχουσα προβολή .

Στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί επιλογής με επιλογή νέο έγγραφο κάτω από το αρχείο εγγράφου

Στην επιλογή συγχώνευσης επιλέξτε τον τύπο εγγράφου ως Από γράμματα , Συγχώνευση ως Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εισάγετε το θέμα του email σας στο πεδίο θέμα του μηνύματος.

Κάντε κλικ Πρόστιμο για να εφαρμόσετε τις ρυθμίσεις και το Outlook θα εκκινήσει το Microsoft Word, ώστε να μπορείτε να γράψετε ένα μόνιμο μήνυμα.

Συντάξτε ένα εξατομικευμένο μήνυμα email χρησιμοποιώντας το Microsoft Word

Το Outlook εκκινεί το Microsoft Word.

Στη γραμμή καλωσορίσματος, πληκτρολογήστε μια διεύθυνση, όπως πληκτρολογήστε, hello, και μετά κάντε κλικ Εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσης στην ομάδα του Feild 'Write and Paste'.

Διάλεξε μια επιλογή Ονομα από το αναπτυσσόμενο μενού και το Microsft Word θα προσθέσει ένα πεδίο email<>δίπλα στον χαιρετισμό.

Μπορείτε να προσθέσετε άλλα πεδία από τη λίστα παραληπτών στο έγγραφο, όπως επώνυμο, τηλέφωνο κατοικίας, όνομα εταιρείας κ.λπ. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, το word θα αντικαταστήσει αυτόματα τα πεδία email με τις πραγματικές πληροφορίες από τη λίστα παραληπτών σας.

Αποστολή μηνυμάτων email

Αφού ετοιμάσετε το email σας, κάντε κλικ Ξεκινήστε να έρχεται η αλληλογραφία επιλογή και επιλέξτε Ηλεκτρονικά μηνύματα από το αναπτυσσόμενο μενού.

Τώρα κάντε κλικ στο Ολοκλήρωση και συγχώνευση κουμπί και επιλέξτε αποστολή μηνυμάτων email από το αναπτυσσόμενο μενού.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Συγχώνευση σε email. Επιλέξτε εδώ Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Για Επιλογές μηνύματος προς και επιλέξτε HTML Για Ταχυδρομική μορφή.

Στην ενότητα «Υποβολή εγγραφών», επιλέξτε το κουμπί επιλογής Ολα για να στείλετε όλα τα email ταυτόχρονα ή επιλέξτε την επιλογή τρέχουσα καταχώρηση για να στείλετε μόνο τρέχοντα email.

Κάντε κλικ Πρόστιμο κουμπί.

Μετά από αυτό, το Microsoft Word συγχωνεύει αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στέλνει εξατομικευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάθε διεύθυνση.

Αξίζει να σημειωθεί ότι η παραπάνω λειτουργία χρησιμοποιείται μόνο για την αποστολή email. Δεν μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία σε ένα email και δεν μπορείτε να στείλετε αντίγραφα ή τυφλά αντίγραφα σε άλλους παραλήπτες μέσω email.

τα Windows 8 αλλάζουν το χρώμα της οθόνης σύνδεσης

Για να επιβεβαιώσετε την αποστολή email, μεταβείτε στη διεύθυνση σας Αποψη και ελέγξτε το δικό σας απεσταλμένα είδη φάκελο για να δείτε τα απεσταλμένα μηνύματα.

Ελπίζουμε να απολαύσετε αυτό το χαρακτηριστικό!