Εάν είστε χρήστης του SharePoint που αναζητά έναν τρόπο να συγχωνεύσει δύο έγγραφα, τότε έχετε έρθει στο σωστό μέρος! Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε τον τρόπο επιτυχούς συγχώνευσης δύο εγγράφων στο SharePoint. Θα καλύψουμε τα βήματα που απαιτούνται για τη συγχώνευση εγγράφων, καθώς και τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα αυτής της διαδικασίας. Μέχρι το τέλος αυτού του άρθρου, θα έχετε τη γνώση για την αποτελεσματική συγχώνευση δύο εγγράφων στο SharePoint με ευκολία. Λοιπόν, ας ξεκινήσουμε!
Η συγχώνευση εγγράφων στο Sharepoint είναι μια εύκολη δουλειά. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να το κάνετε:
1. Ανοίξτε την τοποθεσία Sharepoint και συνδεθείτε εάν απαιτείται.
2. Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη όπου βρίσκονται τα έγγραφα.
3. Επιλέξτε δύο ή περισσότερα έγγραφα προς συγχώνευση.
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Συγχώνευση.
5. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο με επιλογές για να επιλέξετε τη μορφή εξόδου και τη θέση.
6. Επιλέξτε τη μορφή και τη θέση και κάντε κλικ στο Συγχώνευση.
7. Τα έγγραφα θα συγχωνευθούν σε ένα ενιαίο έγγραφο.
Πώς να συγχωνεύσετε δύο έγγραφα στο Sharepoint
Το SharePoint είναι μια ισχυρή πλατφόρμα συνεργασίας που βοηθά τις ομάδες να διαχειρίζονται, να αποθηκεύουν και να μοιράζονται έγγραφα και πληροφορίες. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος συνεργασίας με συναδέλφους και πελάτες και ένα από τα χαρακτηριστικά του είναι η δυνατότητα συγχώνευσης δύο εγγράφων. Η συγχώνευση δύο εγγράφων στο SharePoint είναι μια απλή διαδικασία και αυτό το άρθρο θα εξηγήσει πώς να το κάνετε.
Βήμα 1: Πρόσβαση στη Βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint
Το πρώτο βήμα για τη συγχώνευση δύο εγγράφων στο SharePoint είναι η πρόσβαση στη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint. Για να το κάνετε αυτό, θα χρειαστεί να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στον ιστότοπο του SharePoint. Μόλις συνδεθείτε, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων στην οποία θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Έγγραφα.
Βήμα 2: Επιλέξτε τα Έγγραφα για συγχώνευση
Μόλις βρεθείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων, θα χρειαστεί να επιλέξετε τα έγγραφα που θέλετε να συγχωνεύσετε. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα έγγραφα που θέλετε να συγχωνεύσετε. Αφού επιλέξετε τα έγγραφα, κάντε κλικ στο κουμπί Συγχώνευση στο κάτω μέρος της σελίδας.
google hangouts κρυμμένα κινούμενα emoji
Βήμα 3: Επιβεβαιώστε τη συγχώνευση
Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Συγχώνευση, θα εμφανιστεί μια σελίδα επιβεβαίωσης. Αυτή η σελίδα θα αναφέρει τα έγγραφα που συγχωνεύετε και θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να προχωρήσετε. Μόλις επιβεβαιώσετε τη συγχώνευση, το SharePoint θα δημιουργήσει ένα νέο έγγραφο που περιέχει τα συνδυασμένα περιεχόμενα των δύο εγγράφων.
Βήμα 4: Ελέγξτε και αποθηκεύστε το συγχωνευμένο έγγραφο
Μόλις δημιουργηθεί το συγχωνευμένο έγγραφο, θα πρέπει να ελέγξετε το περιεχόμενό του. Μόλις είστε ικανοποιημένοι με τα περιεχόμενα, μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφο στη βιβλιοθήκη του SharePoint. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στο επάνω μέρος της σελίδας. Τώρα μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο συγχωνευμένο έγγραφο από τη βιβλιοθήκη του SharePoint.
Βήμα 5: Κοινή χρήση του συγχωνευμένου εγγράφου
Μόλις αποθηκευτεί το συγχωνευμένο έγγραφο, μπορείτε να το μοιραστείτε με άλλους χρήστες. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο Κοινή χρήση στο επάνω μέρος της σελίδας. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις email των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το έγγραφο. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Κοινή χρήση για να στείλετε το έγγραφο στους καθορισμένους χρήστες.
Βήμα 6: Διαγράψτε τα πρωτότυπα έγγραφα
Αφού μοιραστείτε το συγχωνευμένο έγγραφο, μπορείτε να διαγράψετε τα πρωτότυπα έγγραφα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα έγγραφα που θέλετε να διαγράψετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή στο κάτω μέρος της σελίδας. Το SharePoint θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να διαγράψετε τα έγγραφα. Μόλις επιβεβαιώσετε τη διαγραφή, τα έγγραφα θα αφαιρεθούν από τη βιβλιοθήκη του SharePoint.
Βήμα 7: Παρακολούθηση της δραστηριότητας εγγράφων
Αφού συγχωνεύσετε και μοιραστείτε το έγγραφο, μπορείτε να παρακολουθήσετε τη δραστηριότητα του εγγράφου. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Δραστηριότητα στο επάνω μέρος της σελίδας. Αυτό θα ανοίξει μια σελίδα που εμφανίζει όλη τη δραστηριότητα που σχετίζεται με το έγγραφο, όπως ποιος το έχει δει ή το έχει επεξεργαστεί. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε το έγγραφο και να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείται όπως προβλέπεται.
Βήμα 8: Επεξεργαστείτε το συγχωνευμένο έγγραφο
Εάν χρειάζεται να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στο συγχωνευμένο έγγραφο, μπορείτε να το κάνετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Επεξεργασία στο επάνω μέρος της σελίδας. Αυτό θα ανοίξει το έγγραφο σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας, όπου μπορείτε να κάνετε αλλαγές και να τις αποθηκεύσετε. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στο έγγραφο.
Βήμα 9: Έλεγχος έκδοσης του εγγράφου
Ο έλεγχος έκδοσης είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφο. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Ιστορικό εκδόσεων στο επάνω μέρος της σελίδας. Αυτό θα ανοίξει μια σελίδα που εμφανίζει όλες τις εκδόσεις του εγγράφου και την ημερομηνία δημιουργίας τους. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφο με την πάροδο του χρόνου.
Βήμα 10: Αρχειοθετήστε το έγγραφο
Μόλις ολοκληρώσετε την εργασία στο συγχωνευμένο έγγραφο, μπορείτε να το αρχειοθετήσετε. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Αρχειοθέτηση στο επάνω μέρος της σελίδας. Αυτό θα μετακινήσει το έγγραφο στον φάκελο Αρχειοθετημένο, το οποίο θα αποτρέψει την κατά λάθος διαγραφή ή επεξεργασία του. Μπορείτε πάντα να έχετε πρόσβαση στο αρχειοθετημένο έγγραφο μεταβαίνοντας στον φάκελο Αρχειοθετημένο στη βιβλιοθήκη του SharePoint.
Σχετικές Συχνές Ερωτήσεις
Τι είναι το Sharepoint;
Το Sharepoint είναι μια διαδικτυακή πλατφόρμα εφαρμογών που αναπτύχθηκε από τη Microsoft. Χρησιμοποιείται για διαχείριση εγγράφων και συνεργασία, καθώς και για δημιουργία και διαχείριση ιστοσελίδων. Είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τις επιχειρήσεις να αποθηκεύουν, να οργανώνουν, να μοιράζονται και να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες από οποιαδήποτε συσκευή.
Το Sharepoint ενσωματώνεται με τη σουίτα Microsoft Office, επιτρέποντας στους χρήστες να συνεργάζονται σε έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις. Παρέχει επίσης μια εύχρηστη διεπαφή για τη δημιουργία και τη διαχείριση ιστοσελίδων, καθώς και για την οργάνωση και κοινή χρήση εγγράφων.
Πώς να συγχωνεύσετε δύο έγγραφα στο Sharepoint;
Η συγχώνευση δύο εγγράφων στο Sharepoint είναι εύκολη. Αρχικά, θα πρέπει να ανοίξετε τα δύο έγγραφα που θέλετε να συγχωνεύσετε σε ξεχωριστά παράθυρα. Βεβαιωθείτε ότι τα έγγραφα βρίσκονται στην ίδια βιβλιοθήκη. Στη συνέχεια, επιλέξτε και τα δύο έγγραφα, κάντε δεξί κλικ στην επιλογή και επιλέξτε Συγχώνευση.
Μετά τη συγχώνευση των εγγράφων, μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση της συγχωνευμένης έκδοσης για να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστή. Στη συνέχεια, μπορείτε να αποθηκεύσετε το συγχωνευμένο έγγραφο ή να απορρίψετε τις αλλαγές εάν δεν θέλετε να τις διατηρήσετε. Τέλος, μπορείτε να μοιραστείτε το συγχωνευμένο έγγραφο με την ομάδα ή τους συναδέλφους σας.
Ποια είναι τα οφέλη από τη συγχώνευση εγγράφων στο Sharepoint;
Η συγχώνευση εγγράφων στο Sharepoint προσφέρει μια σειρά από πλεονεκτήματα. Επιτρέπει στις ομάδες να συνεργάζονται σε έγγραφα πιο αποτελεσματικά, καθώς μπορούν εύκολα να συγχωνεύσουν δύο έγγραφα μεταξύ τους. Βοηθά επίσης στην οργάνωση των εγγράφων και διασφαλίζει ότι όλα τα μέλη της ομάδας βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Επιπλέον, μειώνει την ανάγκη για πολλαπλές εκδόσεις του ίδιου εγγράφου, κάτι που μπορεί να είναι χρονοβόρο και μπερδεμένο.
Η συγχώνευση εγγράφων στο Sharepoint διευκολύνει επίσης την παρακολούθηση των αλλαγών και τη διασφάλιση της ακρίβειας. Επιτρέπει στους χρήστες να ελέγχουν εύκολα και να κάνουν αλλαγές σε έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να συγκρίνουν με μη αυτόματο τρόπο διαφορετικές εκδόσεις. Παρέχει επίσης έναν εύκολο τρόπο να διατηρείτε τα έγγραφα ενημερωμένα και να διασφαλίζει ότι όλοι εργάζονται από την πιο πρόσφατη έκδοση.
Πόσο ασφαλής είναι η συγχώνευση εγγράφων στο Sharepoint;
Η συγχώνευση εγγράφων στο Sharepoint είναι ασφαλής. Όλα τα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στο Sharepoint είναι κρυπτογραφημένα και αποθηκευμένα σε ασφαλές περιβάλλον. Είναι επίσης δυνατό να ορίσετε δικαιώματα έτσι ώστε μόνο ορισμένα άτομα να έχουν πρόσβαση και να προβάλουν τα έγγραφα. Επιπλέον, το Sharepoint παρέχει λειτουργίες όπως έλεγχος έκδοσης και αρχεία καταγραφής ελέγχου που επιτρέπουν στους χρήστες να παρακολουθούν τις αλλαγές και να διασφαλίζουν την ακρίβεια.
Επιπλέον, το Sharepoint προσφέρει επίσης λειτουργίες όπως έλεγχος πρόσβασης χρήστη και πρόληψη απώλειας δεδομένων που συμβάλλουν στην προστασία των εγγράφων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή κακή χρήση. Διαθέτει επίσης προστασία από κακόβουλο λογισμικό για προστασία από κακόβουλο λογισμικό. Όλες αυτές οι λειτουργίες βοηθούν να διασφαλιστεί ότι τα έγγραφα παραμένουν ασφαλή και εμπιστευτικά κατά τη συγχώνευσή τους στο Sharepoint.
Ποιοι είναι οι περιορισμοί της συγχώνευσης εγγράφων στο Sharepoint;
Ένας από τους περιορισμούς της συγχώνευσης εγγράφων στο Sharepoint είναι ότι δεν είναι πάντα δυνατή η συγχώνευση εγγράφων από διαφορετικές βιβλιοθήκες. Επιπλέον, μπορεί να υπάρχουν περιορισμοί στους τύπους εγγράφων που μπορούν να συγχωνευθούν, όπως έγγραφα PDF και Word. Επιπλέον, η συγχώνευση εγγράφων στο Sharepoint μπορεί να είναι χρονοβόρα, ειδικά όταν πρόκειται για μεγάλα έγγραφα.
Επιπλέον, μπορεί να υπάρχουν προβλήματα συμβατότητας κατά τη συγχώνευση εγγράφων στο Sharepoint. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε διαφορές στις εκδόσεις λογισμικού ή σε άλλα ζητήματα μορφοποίησης. Τέλος, το Sharepoint δεν υποστηρίζει τη συγχώνευση εγγράφων από εξωτερικές πηγές, όπως το Google Drive ή το Dropbox.
Ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές για τη συγχώνευση εγγράφων στο Sharepoint;
Οι βέλτιστες πρακτικές για τη συγχώνευση εγγράφων στο Sharepoint περιλαμβάνουν τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας εγγράφων πριν από τη συγχώνευση, τη ρύθμιση αδειών για τον έλεγχο του ποιος έχει πρόσβαση στα έγγραφα και τη χρήση ελέγχου έκδοσης για την παρακολούθηση αλλαγών. Είναι επίσης σημαντικό να κάνετε προεπισκόπηση του συγχωνευμένου εγγράφου πριν το αποθηκεύσετε, για να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστό.
Κατά τη συγχώνευση εγγράφων, είναι επίσης σημαντικό να διασφαλίζετε ότι όλα τα μέλη της ομάδας εργάζονται από την πιο πρόσφατη έκδοση. Τέλος, είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο τρίτου κατασκευαστή για να διασφαλίσετε ότι τα έγγραφα είναι συμβατά πριν τα συγχωνεύσετε στο Sharepoint. Αυτό θα βοηθήσει στη μείωση του κινδύνου προβλημάτων συμβατότητας και θα διασφαλίσει ότι τα έγγραφα συγχωνεύονται σωστά.
Το SharePoint διευκολύνει τη συγχώνευση δύο εγγράφων μαζί. Ακολουθώντας τα απλά βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, μπορείτε γρήγορα και εύκολα να συγχωνεύσετε δύο έγγραφα στο SharePoint. Αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια, επιτρέποντάς σας να εστιάσετε σε άλλες εργασίες. Με αυτό το εργαλείο, μπορείτε εύκολα και γρήγορα να συγχωνεύσετε δύο έγγραφα στο SharePoint χωρίς την ταλαιπωρία της λήψης και της αποστολής αρχείων.
