Αναζητάτε έναν τρόπο να προστατεύσετε τα σημαντικά έγγραφά σας στο Sharepoint από την επεξεργασία; Ως ιδιοκτήτης ή διαχειριστής επιχείρησης, γνωρίζετε τη σημασία της αποτροπής μη εξουσιοδοτημένων αλλαγών σε σημαντικά αρχεία. Ευτυχώς, το Sharepoint σάς επιτρέπει να κλειδώνετε έγγραφα από επεξεργασία, έτσι ώστε μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό να μπορεί να κάνει αλλαγές. Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε τα βήματα που πρέπει να κάνετε για να κλειδώσετε τα έγγραφα του Sharepoint από την επεξεργασία. Ας αρχίσουμε!
Πώς να κλειδώσετε το έγγραφο Sharepoint από την επεξεργασία;
- Ανοίξτε το έγγραφο του SharePoint που θέλετε να κλειδώσετε για επεξεργασία.
- Μεταβείτε στην καρτέλα 'Αρχείο' και επιλέξτε 'Πληροφορίες'
- Στην ενότητα «Προστασία εγγράφου», κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού «Προστασία εγγράφου».
- Επιλέξτε «Περιορισμός επεξεργασίας» από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Επιλέξτε «Να επιτρέπεται μόνο αυτός ο τύπος επεξεργασίας στο έγγραφο».
- Επιλέξτε την επιλογή «Συμπλήρωση φορμών» και κάντε κλικ στο «Ναι, Έναρξη επιβολής προστασίας».
- Εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης για να προστατεύσετε το έγγραφο εάν θέλετε.
- Κάντε κλικ στο OK και αποθηκεύστε το έγγραφο.
Πώς να κλειδώσετε το έγγραφο Sharepoint από την επεξεργασία;
Το SharePoint είναι μια ισχυρή πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων που επιτρέπει στους χρήστες να έχουν γρήγορη και εύκολη πρόσβαση, αποθήκευση, κοινή χρήση και επεξεργασία εγγράφων. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι απαραίτητο να περιοριστεί η πρόσβαση σε έγγραφα ή να αποτραπεί η επεξεργασία τους. Αυτό μπορεί να γίνει κλείνοντας ένα έγγραφο του SharePoint από επεξεργασία. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε πώς να κλειδώσετε το έγγραφο του SharePoint από την επεξεργασία.
Βήμα 1: Πρόσβαση στη Βιβλιοθήκη εγγράφων
Το πρώτο βήμα για το κλείδωμα ενός εγγράφου του SharePoint από την επεξεργασία είναι να αποκτήσετε πρόσβαση στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Αυτό μπορεί να γίνει με τη σύνδεση στην τοποθεσία του SharePoint και την πλοήγηση στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Μόλις φτάσετε εκεί, εντοπίστε το έγγραφο που πρέπει να κλειδωθεί από την επεξεργασία.
επαναφέρετε το PowerShell στην προεπιλογή
Βήμα 2: Επιλέξτε το Έγγραφο
Αφού εντοπίσετε το έγγραφο που πρέπει να κλειδωθεί από την επεξεργασία, πρέπει να το επιλέξετε. Αυτό μπορεί να γίνει κάνοντας κλικ στο όνομα ή το εικονίδιο του εγγράφου.
Βήμα 3: Επιλέξτε την επιλογή Διαχείριση δικαιωμάτων
Αφού επιλεγεί το έγγραφο, το επόμενο βήμα είναι να επιλέξετε την επιλογή Διαχείριση δικαιωμάτων. Αυτό μπορεί να βρεθεί στο επάνω μέρος της σελίδας της βιβλιοθήκης εγγράφων.
Βήμα 4: Ελέγξτε τα δικαιώματα του εγγράφου
Μόλις επιλεγεί η επιλογή Διαχείριση δικαιωμάτων, θα μεταφερθείτε στη σελίδα αδειών του εγγράφου. Αυτή η σελίδα θα εμφανίσει μια λίστα χρηστών και ομάδων που έχουν πρόσβαση στο έγγραφο. Θα εμφανίσει επίσης τον τύπο πρόσβασης που έχει κάθε χρήστης ή ομάδα.
Βήμα 5: Τροποποιήστε τα δικαιώματα του εγγράφου
Αφού επαληθεύσετε τα δικαιώματα του εγγράφου, μπορείτε να τα τροποποιήσετε εάν είναι απαραίτητο. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Edit Permissions. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου που θα σας επιτρέψει να τροποποιήσετε τα δικαιώματα του εγγράφου.
Βήμα 6: Ορίστε τα δικαιώματα του εγγράφου
Στο παράθυρο διαλόγου, θα μπορείτε να ορίσετε τα δικαιώματα του εγγράφου. Μπορείτε να επιλέξετε να επιτρέπεται στους χρήστες να επεξεργάζονται το έγγραφο ή να τους περιορίζετε από την επεξεργασία του εγγράφου. Εάν επιλέξετε να περιορίσετε τους χρήστες από την επεξεργασία του εγγράφου, μπορείτε επίσης να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για το έγγραφο.
Βήμα 7: Αποθηκεύστε τα δικαιώματα του εγγράφου
Αφού ορίσετε τα δικαιώματα του εγγράφου, πρέπει να τα αποθηκεύσετε. Αυτό μπορεί να γίνει κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Αυτό θα αποθηκεύσει τα δικαιώματα του εγγράφου και θα κλειδώσει το έγγραφο από την επεξεργασία.
Βήμα 8: Ελέγξτε τα δικαιώματα του εγγράφου
Αφού αποθηκευτούν τα δικαιώματα του εγγράφου, πρέπει να τα δοκιμάσετε για να βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο είναι κλειδωμένο από επεξεργασία. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να συνδεθείτε ως χρήστης που δεν έχει πρόσβαση στο έγγραφο και να προσπαθήσετε να ανοίξετε το έγγραφο. Εάν το έγγραφο είναι κλειδωμένο από επεξεργασία, ο χρήστης δεν θα μπορεί να ανοίξει το έγγραφο.
Βήμα 9: Παρακολούθηση των δικαιωμάτων του εγγράφου
Αφού οριστούν και δοκιμαστούν τα δικαιώματα του εγγράφου, είναι σημαντικό να τα παρακολουθείτε για να διασφαλίσετε ότι δεν έχουν αλλάξει. Αυτό μπορεί να γίνει ελέγχοντας τακτικά τη σελίδα αδειών του εγγράφου.
μονάδες λίστας γραμμής εντολών
Βήμα 10: Λάβετε πρόσθετα μέτρα ασφαλείας
Εάν είναι απαραίτητο, μπορούν να ληφθούν πρόσθετα μέτρα ασφαλείας για την περαιτέρω προστασία του εγγράφου από την επεξεργασία. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει κρυπτογράφηση του εγγράφου ή ρύθμιση πρόσθετων αδειών για χρήστες που έχουν πρόσβαση στο έγγραφο.
Συχνές Ερωτήσεις
Τι είναι το Sharepoint Document;
Το SharePoint Document είναι μια πλατφόρμα αποθήκευσης και συνεργασίας εγγράφων από τη Microsoft. Επιτρέπει στους χρήστες να αποθηκεύουν, να διαχειρίζονται και να μοιράζονται έγγραφα με άλλους. Τα έγγραφα αποθηκεύονται σε κεντρική τοποθεσία και είναι προσβάσιμα από οπουδήποτε με σύνδεση στο Διαδίκτυο. Παρέχει επίσης στους χρήστες ισχυρά εργαλεία για τη διαχείριση και τη συνεργασία σε έγγραφα, όπως η έκδοση εκδόσεων εγγράφων, οι ροές εργασιών εγγράφων και η ασφάλεια των εγγράφων.
Το SharePoint Document δίνει επίσης τη δυνατότητα στους χρήστες να δημιουργούν και να διαχειρίζονται πολλαπλούς ιστότοπους, όπως τοποθεσίες ομάδας και τοποθεσίες intranet. Παρέχει επίσης ενοποίηση με άλλα προϊόντα της Microsoft, όπως το Office 365 και το OneDrive. Επιπλέον, οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στο SharePoint Document από διάφορες συσκευές, όπως υπολογιστές, tablet και smartphone.
θέματα χρώματος firefox
Πώς να κλειδώσετε το έγγραφο Sharepoint από την επεξεργασία;
Το κλείδωμα ενός εγγράφου SharePoint από την επεξεργασία είναι ένα σημαντικό βήμα όσον αφορά τη διατήρηση των εγγράφων ασφαλή. Το κλείδωμα ενός εγγράφου εμποδίζει άλλους χρήστες να κάνουν αλλαγές στο έγγραφο χωρίς την άδειά σας. Για να κλειδώσετε ένα έγγραφο στο SharePoint, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων και επιλέξτε το έγγραφο που θέλετε να κλειδώσετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Πληροφορίες και επιλέξτε Διαχείριση δικαιωμάτων.
Στο παράθυρο Διαχείριση δικαιωμάτων, μπορείτε να ρυθμίσετε το έγγραφο να διαβάζεται μόνο για όλους τους χρήστες ή για συγκεκριμένους χρήστες. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το έγγραφο να κλειδώνεται, γεγονός που αποτρέπει τυχόν αλλαγές στο έγγραφο. Αφού ρυθμίσετε το έγγραφο να κλειδώνεται, κανείς δεν θα μπορεί να κάνει αλλαγές στο έγγραφο εκτός και αν το ξεκλειδώσετε. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για το κλείδωμα. Αυτό θα διασφαλίσει ότι το έγγραφο θα ξεκλειδωθεί μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα του κλειδώματος ενός εγγράφου Sharepoint;
Το κλείδωμα ενός εγγράφου SharePoint παρέχει πολλά πλεονεκτήματα. Πρώτον, διασφαλίζει ότι οι μη εξουσιοδοτημένοι χρήστες δεν μπορούν να κάνουν αλλαγές στο έγγραφο. Αυτό βοηθά στην προστασία ευαίσθητων πληροφοριών, όπως εμπιστευτικά επιχειρηματικά δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες. Επιπλέον, αποτρέπει τυχαίες αλλαγές στο έγγραφο, οι οποίες μπορεί να οδηγήσουν σε λάθη ή απώλεια πληροφοριών.
Επιπλέον, το κλείδωμα ενός εγγράφου συμβάλλει επίσης στη μείωση του κινδύνου παραβιάσεων της ασφάλειας. Αποτρέποντας μη εξουσιοδοτημένους χρήστες να κάνουν αλλαγές στο έγγραφο, μπορείτε να συμβάλετε στην προστασία από κακόβουλους χρήστες που επιχειρούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες. Επιπλέον, βοηθά να διασφαλιστεί ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να κάνουν αλλαγές στο έγγραφο.
Μπορείτε να κλειδώσετε ένα έγγραφο Sharepoint από την επεξεργασία από έναν συγκεκριμένο χρήστη;
Ναι, μπορείτε να κλειδώσετε ένα Έγγραφο του SharePoint από την επεξεργασία από συγκεκριμένο χρήστη. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων και επιλέξτε το έγγραφο που θέλετε να κλειδώσετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Πληροφορίες και επιλέξτε Διαχείριση δικαιωμάτων. Στο παράθυρο Διαχείριση δικαιωμάτων, μπορείτε να επιλέξετε τον χρήστη από τον οποίο θέλετε να κλειδώσετε το έγγραφο και να ρυθμίσετε το έγγραφο να διαβάζεται μόνο για αυτόν τον χρήστη.
σε ποιο φάκελο διατηρούνται τα σημεία επαναφοράς
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για να αποτρέψετε τους χρήστες από το να κάνουν αλλαγές σε ορισμένα έγγραφα, ενώ παράλληλα τους επιτρέπετε να προβάλλουν το έγγραφο. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν πρέπει να περιορίσετε την πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα χωρίς να περιορίσετε εντελώς την πρόσβαση. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για το κλείδωμα, η οποία θα διασφαλίσει ότι το έγγραφο θα ξεκλειδωθεί μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.
Μπορείτε να κλειδώσετε πολλά έγγραφα ταυτόχρονα;
Ναι, μπορείτε να κλειδώσετε πολλά έγγραφα ταυτόχρονα στο SharePoint. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων και επιλέξτε τα έγγραφα που θέλετε να κλειδώσετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Πληροφορίες και επιλέξτε Διαχείριση δικαιωμάτων. Στο παράθυρο Διαχείριση δικαιωμάτων, μπορείτε να επιλέξετε τους χρήστες από τους οποίους θέλετε να κλειδώσετε τα έγγραφα και να ορίσετε τα έγγραφα να διαβάζονται μόνο για αυτούς τους χρήστες.
Επιπλέον, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για το κλείδωμα, η οποία θα διασφαλίσει ότι τα έγγραφα θα ξεκλειδωθούν μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν πρέπει να περιορίσετε την πρόσβαση σε πολλά έγγραφα χωρίς να περιορίσετε εντελώς την πρόσβαση. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για να κλειδώσετε γρήγορα όλα τα έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή έναν ιστότοπο.
Το κλείδωμα ενός εγγράφου εμποδίζει άλλους χρήστες να το δουν;
Όχι, το κλείδωμα ενός εγγράφου στο SharePoint δεν εμποδίζει άλλους χρήστες να το δουν. Όταν κλειδώνετε ένα έγγραφο, ρυθμίζει το έγγραφο να είναι μόνο για ανάγνωση για όλους τους χρήστες. Αυτό σημαίνει ότι άλλοι χρήστες εξακολουθούν να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο, αλλά δεν θα μπορούν να κάνουν αλλαγές σε αυτό.
Ωστόσο, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το έγγραφο να διαβάζεται μόνο για συγκεκριμένους χρήστες. Αυτό θα επιτρέψει σε άλλους χρήστες να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο, αλλά οι συγκεκριμένοι χρήστες δεν θα μπορούν να προβάλουν ή να κάνουν αλλαγές στο έγγραφο. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για το κλείδωμα, η οποία θα διασφαλίσει ότι το έγγραφο θα ξεκλειδωθεί μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.
Συμπερασματικά, το κλείδωμα ενός εγγράφου Sharepoint από επεξεργασία είναι μια σημαντική δυνατότητα ασφαλείας και μπορεί να βοηθήσει στην προστασία ευαίσθητων πληροφοριών. Είναι σημαντικό να κατανοήσετε πώς να κλειδώνετε έγγραφα του Sharepoint και να χρησιμοποιείτε τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας για να διασφαλίσετε ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες έχουν πρόσβαση στο έγγραφο. Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, μπορείτε εύκολα να κλειδώσετε ένα έγγραφο του Sharepoint από την επεξεργασία και να διατηρήσετε τις πληροφορίες σας ασφαλείς.
