Η δημιουργία ενός αρχείου Excel στο SharePoint μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα σας έχουν πρόσβαση στο ίδιο έγγραφο, ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται. Αυτός ο οδηγός θα σας δείξει πώς να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο αρχείο Excel στο SharePoint, καθώς και τα οφέλη από τη χρήση αυτού του συστήματος. Με αυτόν τον οδηγό, θα μπορείτε να επωφεληθείτε από τα πλεονεκτήματα της κοινής χρήσης ενός αρχείου Excel στο SharePoint και να μάθετε τα απλά βήματα για να το πραγματοποιήσετε.
Δημιουργία ενός κοινόχρηστου αρχείου Excel στο Sharepoint: Για να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο αρχείο Excel στο Sharepoint, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Ανοίξτε το Sharepoint στο πρόγραμμα περιήγησής σας.
- Επιλέξτε τη βιβλιοθήκη στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Μεταφόρτωση για να ανεβάσετε το αρχείο Excel.
- Μόλις μεταφορτωθεί το αρχείο, κάντε κλικ σε αυτό για να το ανοίξετε.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Κοινή χρήση.
- Εισαγάγετε τα ονόματα των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο.
- Επιλέξτε το επίπεδο πρόσβασης που θέλετε να τους δώσετε.
- Κάντε κλικ στο Κοινή χρήση για να ολοκληρώσετε.
πώς να ορίσετε τις προοπτικές ως προεπιλεγμένο πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας
Πώς να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο αρχείο Excel στο SharePoint;
Το SharePoint είναι ένα ισχυρό εργαλείο συνεργασίας που βασίζεται σε σύννεφο που επιτρέπει στους οργανισμούς να αποθηκεύουν, να έχουν πρόσβαση και να συνεργάζονται σε έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και άλλα ψηφιακά στοιχεία. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν το SharePoint για να φιλοξενήσουν τα δεδομένα και τα έγγραφά τους στο cloud και είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την κοινή χρήση υπολογιστικών φύλλων του Excel με συναδέλφους και εξωτερικούς συνεργάτες.
Η δημιουργία ενός κοινόχρηστου αρχείου Excel στο SharePoint είναι εύκολη και απλή και απαιτεί μόνο μερικά απλά βήματα. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε πώς ακριβώς να το κάνουμε.
Βήμα 1: Ανεβάστε το αρχείο Excel στο SharePoint
Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία ενός κοινόχρηστου αρχείου Excel στο SharePoint είναι να ανεβάσετε το αρχείο στην τοποθεσία του SharePoint. Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο SharePoint και να μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο. Μόλις βρεθείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στο κουμπί Μεταφόρτωση και επιλέξτε το αρχείο Excel από τον υπολογιστή σας.
Μόλις μεταφορτωθεί το αρχείο, μπορείτε να του δώσετε ένα όνομα και να προσθέσετε τυχόν πρόσθετες πληροφορίες που θέλετε να αποθηκεύσετε σχετικά με το αρχείο. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και το αρχείο θα μεταφορτωθεί στην τοποθεσία του SharePoint.
Βήμα 2: Ορίστε την ασφάλεια και τα δικαιώματα
Μόλις μεταφορτωθεί το αρχείο στο SharePoint, το επόμενο βήμα είναι να ορίσετε την ασφάλεια και τα δικαιώματα για το αρχείο. Αυτό θα καθορίσει ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στο αρχείο και τι μπορεί να κάνει με αυτό. Για να ορίσετε την ασφάλεια και τα δικαιώματα, κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις στη βιβλιοθήκη εγγράφων και επιλέξτε Δικαιώματα.
Από εδώ, μπορείτε να ορίσετε τα δικαιώματα για το αρχείο. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε το αρχείο δημόσιο, ώστε οποιοσδήποτε έχει τον σύνδεσμο να έχει πρόσβαση σε αυτό ή μπορείτε να το κάνετε ιδιωτικό και να περιορίσετε την πρόσβαση σε συγκεκριμένα άτομα. Μπορείτε επίσης να ορίσετε συγκεκριμένα επίπεδα δικαιωμάτων, όπως Ανάγνωση ή Επεξεργασία, για διαφορετικούς χρήστες ή ομάδες.
διαμόρφωση τείχους προστασίας παραθύρων
Βήμα 3: Κοινή χρήση του αρχείου Excel
Αφού οριστούν η ασφάλεια και τα δικαιώματα, το επόμενο βήμα είναι η κοινή χρήση του αρχείου Excel. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση στη βιβλιοθήκη εγγράφων και εισαγάγετε τις διευθύνσεις email των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα μήνυμα για να εξηγήσετε γιατί μοιράζεστε το αρχείο.
Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην Αποστολή και το αρχείο θα κοινοποιηθεί στα άτομα που ορίσατε. Θα λάβουν ένα email με έναν σύνδεσμο προς το αρχείο και θα μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτό χρησιμοποιώντας το λογαριασμό τους στο SharePoint.
Βήμα 4: Ορισμός ειδοποιήσεων αρχείων
Μόλις γίνει κοινή χρήση του αρχείου Excel, το επόμενο βήμα είναι να ορίσετε τις ειδοποιήσεις αρχείων. Αυτό θα σας επιτρέψει να ειδοποιηθείτε κάθε φορά που κάποιος κάνει αλλαγές στο αρχείο. Για να ορίσετε ειδοποιήσεις αρχείων, κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις στη βιβλιοθήκη εγγράφων και επιλέξτε Ειδοποιήσεις.
Από εδώ, μπορείτε να επιλέξετε ποιους τύπους ειδοποιήσεων θέλετε να λαμβάνετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να ειδοποιηθείτε κάθε φορά που το αρχείο τροποποιείται, όταν κάποιος σχολιάζει το αρχείο ή όταν κάποιος δημιουργεί μια νέα έκδοση. Μόλις οριστούν οι ειδοποιήσεις, θα ειδοποιείστε κάθε φορά που κάποιος κάνει αλλαγές στο αρχείο.
Βήμα 5: Συνεργαστείτε στο αρχείο Excel
Το τελευταίο βήμα είναι να συνεργαστείτε στο αρχείο Excel. Το SharePoint διευκολύνει τη συνεργασία σε αρχεία σε πραγματικό χρόνο και μπορείτε να το κάνετε με το αρχείο Excel που μόλις δημιουργήσατε. Για να ξεκινήσετε τη συνεργασία, κάντε κλικ στο κουμπί Συνεργασία στη βιβλιοθήκη εγγράφων και επιλέξτε Επεξεργασία στο πρόγραμμα περιήγησης.
Αυτό θα ανοίξει το αρχείο Excel στο πρόγραμμα περιήγησης και εσείς και οι συνεργάτες σας θα μπορείτε να κάνετε αλλαγές στο αρχείο σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε επίσης να συνομιλήσετε μεταξύ σας στο παράθυρο συνομιλίας και όλες οι αλλαγές θα αποθηκευτούν αυτόματα.
Βήμα 6: Κάντε λήψη του αρχείου Excel
Όταν ολοκληρώσετε τη συνεργασία στο αρχείο Excel, μπορείτε να το κατεβάσετε στον υπολογιστή σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Λήψη στη βιβλιοθήκη εγγράφων και επιλέξτε Λήψη ως Excel. Αυτό θα κατεβάσει το αρχείο στον υπολογιστή σας και στη συνέχεια μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε όπως θέλετε.
Βήμα 7: Διαχείριση ελέγχου έκδοσης
Το SharePoint διευκολύνει επίσης τη διαχείριση του ελέγχου έκδοσης για το αρχείο Excel. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις στη βιβλιοθήκη εγγράφων και επιλέξτε Ιστορικό εκδόσεων. Αυτό θα ανοίξει μια λίστα με όλες τις εκδόσεις του αρχείου και μπορείτε να δείτε τις αλλαγές που έχουν γίνει στο αρχείο με την πάροδο του χρόνου.
Μπορείτε επίσης να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση του αρχείου εάν χρειάζεται. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την έκδοση που θέλετε να επαναφέρετε, κάντε κλικ στην επιλογή Επαναφορά και η έκδοση θα επανέλθει στην προηγούμενη κατάστασή της.
Βήμα 8: Διαγράψτε το Αρχείο Excel
Όταν ολοκληρώσετε την εργασία με το αρχείο Excel, μπορείτε να το διαγράψετε από το SharePoint. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις στη βιβλιοθήκη εγγράφων και επιλέξτε Διαγραφή. Αυτό θα διαγράψει οριστικά το αρχείο από την τοποθεσία του SharePoint και δεν θα είναι πλέον διαθέσιμο για προβολή ή λήψη.
Βήμα 9: Διαχείριση χώρου αποθήκευσης
Όταν ολοκληρώσετε τη διαχείριση του αρχείου Excel, μπορείτε να διαχειριστείτε τον αποθηκευτικό σας χώρο για να βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό χώρο για όλα τα αρχεία σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη βιβλιοθήκη εγγράφων και επιλέξτε Διαχείριση αποθήκευσης.
Από εδώ, μπορείτε να δείτε την ποσότητα του αποθηκευτικού χώρου που έχετε χρησιμοποιήσει και την ποσότητα του αποθηκευτικού χώρου που σας απομένει. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε αρχεία που δεν χρειάζεστε πλέον για να ελευθερώσετε χώρο αποθήκευσης.
Βήμα 10: Παρακολούθηση της δραστηριότητας αρχείων
Τέλος, μπορείτε να παρακολουθείτε τη δραστηριότητα των αρχείων για να βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία σας έχουν πρόσβαση και χρησιμοποιούνται κατάλληλα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Δραστηριότητα στη βιβλιοθήκη εγγράφων και επιλέξτε Παρακολούθηση. Αυτό θα σας δείξει ποιος έχει πρόσβαση στο αρχείο και πότε, καθώς και τυχόν αλλαγές που έχουν γίνει στο αρχείο.
Μπορείτε επίσης να ορίσετε ειδοποιήσεις ώστε να ειδοποιούνται κάθε φορά που κάποιος αποκτά πρόσβαση στο αρχείο ή κάνει αλλαγές σε αυτό. Αυτό θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε ποιος έχει πρόσβαση στο αρχείο και τι κάνει με αυτό.
εφαρμογή χρονοδιακόπτη για παράθυρα
Σχετικές Συχνές Ερωτήσεις
Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο κοινής χρήσης Excel στο SharePoint;
Απάντηση:
Η δημιουργία ενός κοινόχρηστου αρχείου Excel στο SharePoint είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συνεργαστείτε με άλλους σε ένα έργο ή να αποθηκεύσετε σημαντικά δεδομένα. Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε μια τοποθεσία SharePoint. Μπορείτε να το κάνετε αυτό πραγματοποιώντας είσοδο στην πύλη του Office 365 και δημιουργώντας μια νέα τοποθεσία του SharePoint. Μόλις δημιουργηθεί ο ιστότοπος, μπορείτε να προσθέσετε το αρχείο Excel στον ιστότοπό σας μεταφορτώνοντάς το στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Στη συνέχεια, μπορείτε να μοιραστείτε αυτό το αρχείο με άλλους χρήστες δίνοντάς τους δικαιώματα επεξεργασίας. Αυτό θα τους επιτρέψει να προβάλουν, να επεξεργαστούν και να σχολιάσουν το κοινόχρηστο αρχείο. Μόλις γίνει κοινή χρήση του αρχείου, τυχόν αλλαγές που κάνει οποιοσδήποτε θα αντικατοπτρίζονται στο αρχείο.
Συμπερασματικά, η δημιουργία ενός κοινόχρηστου αρχείου Excel στο SharePoint είναι μια απλή και απλή διαδικασία. Με τη βοήθεια αυτού του οδηγού, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο αρχείο Excel για να το μοιραστείτε και να συνεργαστείτε με τους συναδέλφους σας. Αυτό σας επιτρέπει να παρακολουθείτε όλες τις σημαντικές πληροφορίες σε ένα μέρος, καθιστώντας τη συνεργασία πιο αποτελεσματική και παραγωγική. Με λίγα κλικ και λίγα λεπτά από το χρόνο σας, μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα ένα κοινόχρηστο αρχείο Excel στο SharePoint.
