Πώς να διαγράψετε αυτόματα το email στο Outlook επιλεκτικά

Ως ειδικός πληροφορικής, συχνά με ρωτούν πώς να διαγράψω αυτόματα τα email στο Outlook.

Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό, αλλά ο ευκολότερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο όπως η Αυτόματη Διαγραφή.

Η Αυτόματη Διαγραφή είναι ένα εργαλείο που θα διαγράφει αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά σας στο Outlook με βάση ορισμένα κριτήρια που καθορίζετε.

Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε στην Αυτόματη Διαγραφή να διαγράψει όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παλαιότερα των 30 ημερών ή όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα.

Εάν θέλετε να διαγράψετε επιλεκτικά email, τότε η Αυτόματη Διαγραφή είναι το εργαλείο για εσάς.

windows explorer υψηλή μνήμη

Γιατί χρειάζεται να διαγράψετε αυτόματα την αλληλογραφία στο Outlook; Γνωρίζετε ότι το Microsoft Outlook διαθέτει ένα καλό φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας που μπορεί να διαβάσει τα μηνύματα email αμέσως μόλις φτάνουν και να τα ταξινομήσει σε κανονικά και ανεπιθύμητα/ανεπιθύμητα μηνύματα. Αντίστοιχα, στέλνει αλληλογραφία στους φακέλους Εισερχόμενα ή Ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Με αυτήν τη δυνατότητα, ενδέχεται να μην χρειάζεται να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του MS Outlook για αυτόματη διαγραφή μηνυμάτων email. Ή εσύ?

Ποιος θέλει να μπει στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και να διαγράψει μηνύματα ένα προς ένα - για να αδειάσει τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας; Ωστόσο, δεν μπορείτε να ρυθμίσετε όλα τα ανεπιθύμητα μηνύματα ώστε να διαγράφονται αυτόματα, επειδή το Microsoft Outlook μερικές φορές επισημαίνει σημαντικά, χρησιμοποιήσιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως ανεπιθύμητα και τα μετακινεί στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Αλλά και πάλι, υπάρχουν άνθρωποι που συνεχίζουν να σας στέλνουν email που δεν χρειάζεστε ποτέ. Εάν αντιμετωπίζετε αυτό το ζήτημα, δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε το Microsoft Outlook ώστε να διαγράφει αυτόματα μηνύματα email από συγκεκριμένα άτομα (ή συγκεκριμένες διευθύνσεις email).

Βήματα για την αυτόματη διαγραφή email στο Outlook

Για να ενεργοποιήσουμε τη φιλτραρισμένη αυτόματη διαγραφή στο Microsoft Outlook, θα δημιουργήσουμε έναν κανόνα. Αυτός ο κανόνας θα ελέγξει όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα δει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την οποία αποστέλλονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν η διεύθυνση email ταιριάζει με αυτήν που ορίσαμε στον κανόνα, το Outlook θα διαγράψει το μήνυμα αντί να το τοποθετήσει στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Για να διαγράψετε ένα μήνυμα, το MS Outlook θα το μετακινήσει στο φάκελο 'Διαγραμμένα' (Deleted Items). Ας αρχίσουμε.

βίντεο περικοπής βίντεο

1. Ανοίξτε το Microsoft Outlook
2. Στα Εισερχόμενα ή στο φάκελο Ανεπιθύμητα, βρείτε το μήνυμα email από τον αποστολέα (διεύθυνση email) που το MS Outlook θα πρέπει να διαγράψει αυτόματα.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού (Outlook 2007 και Outlook 2010).
4. Κάντε κλικ στην πρώτη επιλογή 'Να μετακινούνται πάντα μηνύματα από: xyz'.
5. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, θα βρείτε μια λίστα φακέλων στο αρχείο PST του λογαριασμού που περιέχει ένα μήνυμα email που θα διαγραφεί αυτόματα. Επιλέξτε «Διαγράφηκε».
6. Κάντε κλικ στο OK
7. Επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 6 για να δημιουργήσετε κανόνες για άλλες διευθύνσεις email.

Αυτό δημιουργεί έναν κανόνα που διαγράφει αυτόματα (ή μετακινείται στα 'Διαγραμμένα') μηνύματα email από επιλεγμένες διευθύνσεις email. Όταν τα μη αναγνωσμένα μηνύματα email μετακινούνται αυτόματα στο φάκελο 'Διαγραμμένα', θα το γνωρίζετε καθώς το MS Outlook θα επισημάνει το φάκελο 'Διαγραμμένα' και θα εμφανίσει τον αριθμό των μη αναγνωσμένων διαγραμμένων email.

Εάν δυσκολεύεστε να δημιουργήσετε έναν κανόνα αυτόματης διαγραφής στο Outlook ή έχετε ερωτήσεις, μη διστάσετε να ρωτήσετε χρησιμοποιώντας την ενότητα σχολίων. .