Εχεις ένα Υπολογιστικό φύλλο Excel με τεράστια δεδομένα και ξύνοντας το κεφάλι σας για το πώς να βρείτε αποκλίσεις ? Μια ασυμφωνία στο Excel είναι αρκετά συχνή, ανεξάρτητα από το αν είστε ειδικός ή ερασιτέχνης. Είναι ανθρώπινο να κάνετε λάθη καθώς εισάγετε δεδομένα στο φύλλο Excel και ορισμένα μέρη πάνε στραβά.
Windows 8 πλήρης απενεργοποίηση
Λάθη όπως λείπει τελεία ή λανθασμένη ορθογραφία μπορεί να αλλάξουν ολόκληρο το αποτέλεσμα. Ευτυχώς, το Microsoft Excel παρέχει ένα σύνολο ενσωματωμένων εργαλείων που μπορούν να αποδειχθούν χρήσιμα για τον εντοπισμό ασυνεπειών. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα συζητήσουμε πώς να βρείτε διαφορές ή αποκλίσεις στο Excel και να αποκτήσετε ένα καθαρό φύλλο δεδομένων.
Τι σημαίνει ασυμφωνία στο Excel;
Μια ασυμφωνία στο Excel εμφανίζεται όταν υπάρχει ασυνέπεια στα ίδια δεδομένα σε μια βάση δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να έχετε χρησιμοποιήσει διαφορετική μορφή για δύο ή περισσότερα ίδια δεδομένα σε δύο ή περισσότερα κελιά του υπολογιστικού φύλλου. Για παράδειγμα,
- Συνολικές πωλήσεις της επωνυμίας μου & Co. = 587
- Η επωνυμία μου & Co συνολικές πωλήσεις = 587
Όπως μπορείτε να δείτε η περίοδος λείπει στο 2ο παράδειγμα (Συνολικές πωλήσεις Co.) σε σύγκριση με το 1ο (Συνολικές πωλήσεις Co.). Αυτό μπορεί να σας φαίνεται φυσιολογικό αφού γνωρίζετε ήδη τι είναι σωστό, αλλά ο υπολογιστής δεν το θεωρεί παρόμοιο.
Ομοίως, αποκλίσεις στο Excel ενδέχεται επίσης να προκύψουν λόγω σφαλμάτων εισαγωγής, όπως κενό διάστημα μετά από μια τιμή, κεφαλαία ή πεζά γράμματα, διπλότυπες εγγραφές ή ασυνεπής μορφοποίηση δεδομένων. Επομένως, έχουμε αυτόν τον λεπτομερή οδηγό για να εξηγήσουμε πώς να βρίσκετε εύκολα αποκλίσεις στο Excel.
Πώς να βρείτε αποκλίσεις στο Excel
Πριν δοκιμάσετε οποιοδήποτε από τα παρακάτω εργαλεία του Excel για να βρείτε διαφορές στο Excel, συνιστάται να ελέγξετε το υπολογιστικό φύλλο με μη αυτόματο τρόπο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά εργαλεία όπως επισήμανση ή μορφοποίηση υπό όρους για να ευθυγραμμίσετε τα δεδομένα με ευανάγνωστο τρόπο. Στη συνέχεια, μπορείτε να συγκρίνετε τις σειρές ή τις στήλες και να αναζητήσετε τυχόν ασυνέπειες, όπως διπλές καταχωρήσεις, λανθασμένη ορθογραφία κ.λπ.
Εάν αυτό δεν βοηθήσει, μπορείτε να προχωρήσετε με τις παρακάτω μεθόδους για να βρείτε αποκλίσεις στο Excel.
- Χρησιμοποιήστε το φίλτρο Excel για να βρείτε διαφορές
- Βρείτε ασυμφωνίες στο Excel χρησιμοποιώντας Μορφοποίηση υπό όρους
- Προσδιορίστε τις διαφορές χρησιμοποιώντας προηγμένες συναρτήσεις του Excel
- Εντοπίστε αποκλίσεις χρησιμοποιώντας πρόσθετα Excel
1] Χρησιμοποιήστε το φίλτρο Excel για να βρείτε διαφορές
Χρησιμοποιώντας την Φίλτρο Η λειτουργία είναι μία από τις πιο εύκολες μεθόδους για τον εντοπισμό αποκλίσεων στα δεδομένα, ειδικά για φύλλα Excel με μεγάλα δεδομένα και ορθογραφικά λάθη. Εδώ θα εξετάσουμε ένα παράδειγμα Αποτελέσματα δοκιμής κατηγορίας 5 . Σύμφωνα με το Αποτελέσματα στήλη, υπάρχουν δύο κατηγορίες Πέρασμα και Αποτυγχάνω , και ορισμένα γράφονται λανθασμένα.
Επιλέξτε ολόκληρο Αποτέλεσμα στήλη και κάντε κλικ στο Ταξινόμηση & Φιλτράρισμα λειτουργία πάνω δεξιά.
Αυτό θα δημιουργήσει μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Αποτέλεσμα στήλη. Κάντε κλικ σε αυτό και αποεπιλέξτε όλα τα σωστά δεδομένα, για παράδειγμα, αυτά που είναι σωστά γραμμένα ( Αποτυγχάνω / Πέρασμα ). Τύπος Εντάξει και το Αποτέλεσμα στήλη θα εμφανίζει μόνο τα λανθασμένα δεδομένα. Τώρα, μπορείτε να τα διορθώσετε χειροκίνητα.
2] Βρείτε ασυμφωνίες στο Excel χρησιμοποιώντας Μορφοποίηση υπό όρους
Η Μορφοποίηση υπό όρους σάς βοηθά να αναγνωρίσετε και να συγκρίνετε δύο ή περισσότερες σειρές ή στήλες μεταξύ τους για να εντοπίσετε δεδομένα που δεν ταιριάζουν. Ο πιο γρήγορος τρόπος για να βρείτε τη διαφορά θα ήταν να επισημάνετε τα κελιά για διπλότυπες ή μοναδικές καταχωρήσεις .
Ωστόσο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε άλλους κανόνες όπως Κανόνες πάνω/κάτω , Γραμμές δεδομένων , Χρωματικές κλίμακες , ή Σετ εικονιδίων για να βρείτε αποκλίσεις στα δεδομένα του Excel.
3] Προσδιορίστε τις διαφορές χρησιμοποιώντας προηγμένες συναρτήσεις του Excel
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ΑΝ και ΕΙΝΑΙ λειτουργία για να σας βοηθήσει να συγκρίνετε κύτταρα και να εντοπίσετε τυχόν διαφορές. Λοιπόν, εδώ, μπορείτε χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση IF για να μάθετε ποια κελιά είναι ίδια και σωστά ( ΑΛΗΘΗΣ ) και ποια κελιά είναι λανθασμένα ( ΨΕΥΔΗΣ ).
Εναλλακτικά, μπορείτε να συνδυάσετε ΑΝ και IS συναρτήσεις όπως ISNUMBER, ISERROR, ISBLANK κ.λπ. για την ανάλυση της καθορισμένης τιμής και την επιστροφή ΑΛΗΘΗΣ ή ΨΕΥΔΗΣ με βάση το αποτέλεσμα.
υπερέχω επίθημα
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Λειτουργία VLookUp , Λειτουργία HLookUp , ή Λειτουργία αντιστοίχισης για να βρείτε τυχόν αποκλίσεις στο Excel.
Ανάγνωση: Προηγμένες συμβουλές και κόλπα του Microsoft Excel
4] Εντοπίστε αποκλίσεις χρησιμοποιώντας πρόσθετα Excel
Το Microsoft Excel προσφέρει μια λίστα με πρόσθετα που σας βοηθούν να βρείτε εύκολα διαφορές στο Excel. Για αυτό, κάντε κλικ στο Αρχείο καρτέλα > Περισσότερο > Επιλογές > Επιλογές Excel > Πρόσθετα > Διαχειρίζονται > Πρόσθετα COM > Πηγαίνω > Υπολογιστικό φύλλο Ερώτηση > Εντάξει . Τώρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Συγκρίνετε αρχεία εντολή από Υπολογιστικό φύλλο Ερώτηση να συγκρίνει δύο βιβλία εργασίας και να επισημάνει τις ασυνέπειες για κάθε κελί.
Ή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Analysis ToolPak ( Πρόσθετα Excel ) για την ανάλυση και τον εντοπισμό αποκλίσεων στα δεδομένα του Excel.
Ανάγνωση: Πώς να διαχειριστείτε πρόσθετα στο Microsoft Office
Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης χρησιμοποιήστε το εργαλείο Excel Compare για να συγκρίνετε φύλλα Excel και βρείτε αποκλίσεις στο σύνολο δεδομένων.
Πώς μπορώ να ελέγξω τη διόρθωση δεδομένων στο Excel;
Όταν έχετε ένα φύλλο Excel όπου άλλοι χρήστες μπορούν να εισάγουν τα δεδομένα τους σε μια καθορισμένη μορφή που έχετε καθορίσει, τότε χρησιμοποιείτε Επικύρωση δεδομένων . Αυτό το εργαλείο σάς βοηθά να διορθώσετε τυχόν ανωμαλίες στα δεδομένα που δεν ακολουθούν τις καθορισμένες οδηγίες ή όταν εισάγονται σε λάθος μορφή. Σε αυτήν την περίπτωση, το Excel ζητά μια ειδοποίηση σφάλματος που σημαίνει ότι πρέπει να βρείτε τις διαφορές και να διορθώσετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας το Επικύρωση δεδομένων εργαλείο.
περιοδικό
Για να μάθετε περισσότερα για πώς να εφαρμόσετε την επικύρωση δεδομένων σε κελιά στο Microsoft Excel , μπορείτε να ακολουθήσετε την αναλυτική μας ανάρτηση.
Πώς μπορώ να βρω μια αναντιστοιχία σε μια στήλη στο Excel;
Ενώ Μορφοποίηση υπό όρους (όπως εξηγήθηκε παραπάνω) μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε εύκολα αναντιστοιχία δεδομένων VLookUp Η λειτουργία σάς επιτρέπει να συγκρίνετε μεμονωμένα κελιά.
Εάν χρησιμοποιείτε το Unique Equals Operator για να συγκρίνετε στήλες στο Excel, δημιουργήστε μια νέα στήλη Αποτέλεσμα. Τώρα, στο Αποτέλεσμα στήλη, προσθέστε τον τύπο για να συγκρίνετε μεμονωμένα κελιά. Για παράδειγμα, =I2=J2 , και θα επιστρέψει το αποτέλεσμα ως Ψευδής εάν τα δεδομένα δεν ταιριάζουν. Για αυτούς που ταιριάζουν, το αποτέλεσμα θα είναι Αληθής.
Ελπίζω αυτό να βοηθήσει.
