Πώς να προσθέσετε ετικέτες σε έγγραφα στο Sharepoint Office 365;

Αναζητάτε έναν τρόπο να οργανώσετε τα έγγραφά σας στο SharePoint Office 365; Η προσθήκη ετικετών σε έγγραφα είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να οργανώσετε τα έγγραφά σας και να σας διευκολύνει να τα βρείτε όταν τα χρειάζεστε. Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε τις βέλτιστες πρακτικές για την προσθήκη ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365 και πώς να ξεκινήσετε. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό το απλό αλλά ισχυρό οργανωτικό εργαλείο.

• Ανοίξτε τη βιβλιοθήκη του SharePoint που περιέχει τα έγγραφα.
• Επιλέξτε το έγγραφο ή τα έγγραφα που θέλετε να προσθέσετε ετικέτα.
• Κάντε κλικ στο εικονίδιο 'Ετικέτα εγγράφου'.
• Πληκτρολογήστε τις ετικέτες που θέλετε να προσθέσετε στο έγγραφο.
• Κάντε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση» για να αποθηκεύσετε τις ετικέτες.

Τρόπος προσθήκης ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365

Η προσθήκη ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365 είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να βελτιστοποιήσετε τη διαχείριση των εγγράφων σας και να διασφαλίσετε ότι τα έγγραφα είναι εύκολο να βρεθούν και να προσπελαστούν. Με τη σωστή στρατηγική προσθήκης ετικετών σε εφαρμογή, οι χρήστες μπορούν γρήγορα να αναζητήσουν και να βρουν τα έγγραφα που χρειάζονται με ελάχιστη προσπάθεια. Αυτό το άρθρο θα παρέχει μια λεπτομερή επισκόπηση του τρόπου προσθήκης ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365.

Τι είναι το Document Tagging;

Η προσθήκη ετικετών σε έγγραφα είναι η διαδικασία εκχώρησης λέξεων-κλειδιών ή ετικετών σε έγγραφα με σκοπό την κατηγοριοποίηση και την οργάνωσή τους. Οι ετικέτες χρησιμοποιούνται συνήθως για να περιγράψουν το περιεχόμενο, τον σκοπό και το κοινό του εγγράφου, επιτρέποντας πιο αποτελεσματική αναζήτηση και ανάκτηση. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα επωφελές για οργανισμούς που διαθέτουν μεγάλο αριθμό εγγράφων και χρειάζονται έναν εύκολο τρόπο για να τα κρατήσουν οργανωμένα.

Οφέλη από την προσθήκη ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365

Η προσθήκη ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365 μπορεί να προσφέρει μια σειρά από πλεονεκτήματα, όπως:

• Καλύτερη οργάνωση: Η προσθήκη ετικετών σε έγγραφα επιτρέπει στους χρήστες να αναζητούν και να ανακτούν γρήγορα και εύκολα τα έγγραφα που χρειάζονται.
• Βελτιωμένη παραγωγικότητα: Κάνοντας ευκολότερη την εύρεση εγγράφων, μπορεί να μειώσει τον χρόνο που αφιερώνεται στην αναζήτησή τους.
• Βελτιωμένη ασφάλεια: Με τη σωστή στρατηγική προσθήκης ετικετών, οι χρήστες μπορούν να είναι πιο σίγουροι ότι τα ευαίσθητα έγγραφα αποθηκεύονται με ασφάλεια.

Τρόπος προσθήκης ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365

Η προσθήκη ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365 είναι μια απλή διαδικασία που μπορεί να ολοκληρωθεί σε μερικά βήματα. Ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα που θα σας βοηθήσει να ξεκινήσετε:

• Βήμα 1: Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο SharePoint.
• Βήμα 2: Ανοίξτε τη βιβλιοθήκη εγγράφων όπου θέλετε να προσθέσετε ετικέτες σε έγγραφα.
• Βήμα 3: Επιλέξτε το έγγραφο που θέλετε να προσθέσετε ετικέτα.
• Βήμα 4: Κάντε κλικ στην επιλογή Ετικέτες και σημειώσεις στο μενού κορδέλας.
• Βήμα 5: Εισαγάγετε τις ετικέτες που θέλετε να αντιστοιχίσετε στο έγγραφο.
• Βήμα 6: Κάντε κλικ στην Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε τις ετικέτες.
• Βήμα 7: Επαναλάβετε τα βήματα για κάθε έγγραφο που θέλετε να προσθέσετε ετικέτα.

Βέλτιστες πρακτικές για την προσθήκη ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365

Κατά την προσθήκη ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365, είναι σημαντικό να έχετε υπόψη τις ακόλουθες βέλτιστες πρακτικές:

απενεργοποίηση ειδοποιήσεων ημερολόγιο google

• Δημιουργήστε ένα συνεπές σύστημα προσθήκης ετικετών: Δημιουργήστε ένα τυποποιημένο σύστημα επισήμανσης που είναι εύκολο να κατανοηθεί και να χρησιμοποιηθεί.
• Χρησιμοποιήστε σαφείς και περιγραφικές ετικέτες: Χρησιμοποιήστε ετικέτες που περιγράφουν με σαφήνεια και ακρίβεια το περιεχόμενο, τον σκοπό και το κοινό του εγγράφου.
• Διατηρήστε τις ετικέτες ενημερωμένες: Ελέγχετε και ενημερώνετε περιοδικά τις ετικέτες για να βεβαιωθείτε ότι παραμένουν σχετικές και ακριβείς.
• Εξασφάλιση κατάλληλης ασφάλειας: Βεβαιωθείτε ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες έχουν πρόσβαση και επεξεργασία ετικετών.

Τρόπος χρήσης ετικετών στο SharePoint Office 365

Αφού επισημανθούν τα έγγραφα, οι χρήστες μπορούν να επωφεληθούν από τις δυνατότητες αναζήτησης και φιλτραρίσματος στο SharePoint Office 365. Για παράδειγμα, οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν την επιλογή Φίλτρο ανά ετικέτες για να εντοπίζουν γρήγορα έγγραφα με συγκεκριμένες ετικέτες. Επιπλέον, οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν την επιλογή Αναζήτηση με ετικέτες για να βρουν έγγραφα που περιέχουν συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά ή φράσεις.

Πώς να διαχειριστείτε ετικέτες στο SharePoint Office 365

Το SharePoint Office 365 παρέχει επίσης στους χρήστες τη δυνατότητα να διαχειρίζονται ετικέτες και να διασφαλίζουν ότι παραμένουν οργανωμένες και ενημερωμένες. Για τη διαχείριση ετικετών, οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν την επιλογή Διαχείριση ετικετών στο μενού κορδέλας. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν, να επεξεργάζονται και να διαγράφουν ετικέτες όπως απαιτείται.

Τρόπος προβολής ετικετών στο SharePoint Office 365

Για να προβάλουν ετικέτες στο SharePoint Office 365, οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν την επιλογή Προβολή ετικετών στο μενού κορδέλας. Αυτό θα ανοίξει μια λίστα με όλες τις ετικέτες που σχετίζονται με ένα έγγραφο, καθιστώντας εύκολη τη γρήγορη προβολή και επεξεργασία ετικετών όπως απαιτείται.

συμπέρασμα

Η προσθήκη ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365 είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να απλοποιήσετε τη διαχείριση εγγράφων και να διασφαλίσετε ότι τα έγγραφα είναι εύκολο να βρεθούν και να προσπελαστούν. Αφιερώνοντας χρόνο για την εφαρμογή μιας στρατηγικής προσθήκης ετικετών και ακολουθώντας τις βέλτιστες πρακτικές για την προσθήκη ετικετών, οι χρήστες μπορούν να επωφεληθούν από τις δυνατότητες αναζήτησης και φιλτραρίσματος στο SharePoint Office 365 για να εντοπίζουν γρήγορα έγγραφα.

Σχετικές Συχνές Ερωτήσεις

Τι είναι η προσθήκη ετικετών στο SharePoint;

Η προσθήκη ετικετών του SharePoint είναι η διαδικασία προσθήκης ετικετών ή ετικετών σε έγγραφα με σκοπό την ταξινόμηση και την οργάνωσή τους. Αυτές οι ετικέτες επιτρέπουν στους χρήστες να εντοπίζουν γρήγορα έγγραφα και άλλο περιεχόμενο που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο θέμα ή έργο. Οι ετικέτες μπορούν να προστεθούν στα έγγραφα με μη αυτόματο τρόπο από τους χρήστες ή μπορούν να προστεθούν αυτόματα από το ίδιο το SharePoint. Οι ετικέτες μπορούν επίσης να κοινοποιηθούν σε πολλούς ιστότοπους του SharePoint, διευκολύνοντας την αναζήτηση και την εύρεση εγγράφων.

Η προσθήκη ετικετών του SharePoint συμβάλλει επίσης στην αύξηση της αφοσίωσης των χρηστών με το περιεχόμενο. Επιτρέποντας στους χρήστες να βρίσκουν γρήγορα περιεχόμενο που σχετίζεται με τα ενδιαφέροντά τους, είναι πιο πιθανό να αφοσιωθούν και να παραμείνουν στον ιστότοπο περισσότερο. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε αυξημένη υιοθέτηση του SharePoint από τον χρήστη και σε μια συνολική βελτιωμένη εμπειρία χρήστη.

Πώς μπορώ να προσθέσω ετικέτες σε έγγραφα στο SharePoint Office 365;

Η προσθήκη ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365 είναι εύκολη. Στη Βιβλιοθήκη εγγράφων, επιλέξτε το έγγραφο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε ετικέτα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο ετικετών και σημειώσεων στην κορδέλα. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο όπου μπορείτε να εισάγετε τις ετικέτες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να προσθέσετε πολλές ετικέτες σε κάθε έγγραφο και αυτές οι ετικέτες θα είναι ορατές σε όλους όσους έχουν πρόσβαση στο έγγραφο.

Μόλις προστεθεί μια ετικέτα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για γρήγορη εύρεση σχετικών εγγράφων στη βιβλιοθήκη. Για να αναζητήσετε έγγραφα με μια συγκεκριμένη ετικέτα, απλώς εισαγάγετε το όνομα της ετικέτας στο πλαίσιο αναζήτησης. Στη συνέχεια, το SharePoint θα εμφανίσει μια λίστα με όλα τα έγγραφα με αυτήν την ετικέτα. Αυτό διευκολύνει την εύρεση εγγράφων που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο θέμα ή έργο.

επέκταση χρωμίου γονικού ελέγχου

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της προσθήκης ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365;

Η προσθήκη ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365 προσφέρει μια σειρά από πλεονεκτήματα. Πρώτον, επιτρέπει στους χρήστες να αναζητούν γρήγορα σχετικά έγγραφα και περιεχόμενο. Αυτό διευκολύνει τους χρήστες να βρίσκουν τις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς να χρειάζεται να ξοδέψουν χρόνο για να ψάξουν χειροκίνητα πολλά έγγραφα.

Δεύτερον, η προσθήκη ετικετών σε έγγραφα συμβάλλει επίσης στη βελτίωση της αφοσίωσης των χρηστών. Επιτρέποντας στους χρήστες να βρίσκουν γρήγορα σχετικό περιεχόμενο, είναι πιο πιθανό να παραμείνουν στον ιστότοπο περισσότερο και να αφοσιωθούν περισσότερο με το περιεχόμενο. Αυτό βοηθά στην αύξηση της υιοθέτησης του SharePoint από τον χρήστη και βελτιώνει τη συνολική εμπειρία χρήστη. Τέλος, η προσθήκη ετικετών σε έγγραφα βοηθά επίσης στην οργάνωση των εγγράφων και του περιεχομένου, διευκολύνοντας τους χρήστες να βρίσκουν αυτό που χρειάζονται.

Πώς μπορώ να διαχειριστώ ετικέτες στο SharePoint Office 365;

Η διαχείριση ετικετών στο SharePoint Office 365 είναι εύκολη. Για να διαχειριστείτε ετικέτες, ανοίξτε τη βιβλιοθήκη όπου θέλετε να διαχειριστείτε τις ετικέτες. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο ετικετών και σημειώσεων στην κορδέλα. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο όπου μπορείτε να προβάλετε, να προσθέσετε και να διαγράψετε ετικέτες. Μπορείτε επίσης να μετονομάσετε υπάρχουσες ετικέτες και να προσθέσετε σημειώσεις σε κάθε ετικέτα.

Επιπλέον, μπορείτε να προβάλετε μια λίστα εγγράφων που σχετίζονται με κάθε ετικέτα. Αυτό σας επιτρέπει να βρείτε γρήγορα έγγραφα που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο θέμα ή έργο. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ετικέτες σε έγγραφα από αυτό το παράθυρο, διευκολύνοντας τη γρήγορη προσθήκη ετικετών σε πολλά έγγραφα ταυτόχρονα.

Μπορώ να μοιράζομαι ετικέτες σε πολλούς ιστότοπους του SharePoint;

Ναι, μπορείτε να μοιράζεστε ετικέτες σε πολλούς ιστότοπους του SharePoint. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε τη βιβλιοθήκη όπου θέλετε να μοιραστείτε τις ετικέτες. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο ετικετών και σημειώσεων στην κορδέλα. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο όπου μπορείτε να προβάλετε, να προσθέσετε και να διαγράψετε ετικέτες.

Για να μοιραστείτε μια ετικέτα, κάντε κλικ στο κουμπί κοινής χρήσης δίπλα στην ετικέτα. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε τις τοποθεσίες του SharePoint με τις οποίες θέλετε να μοιραστείτε την ετικέτα. Αφού επιλέξετε τους ιστότοπους, κάντε κλικ στην κοινή χρήση για να μοιραστείτε την ετικέτα με αυτούς τους ιστότοπους. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να βρίσκουν γρήγορα έγγραφα που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο θέμα ή έργο, ανεξάρτητα από την τοποθεσία του SharePoint στην οποία βρίσκονται.

Μπορώ να προσθέσω αυτόματα ετικέτες σε έγγραφα στο SharePoint Office 365;

Ναι, μπορείτε να προσθέσετε αυτόματα ετικέτες σε έγγραφα στο SharePoint Office 365. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε τη βιβλιοθήκη στην οποία θέλετε να προσθέσετε τις ετικέτες. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο ετικετών και σημειώσεων στην κορδέλα. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο όπου μπορείτε να προβάλετε, να προσθέσετε και να διαγράψετε ετικέτες.

υπηρεσία antimalware εκτελέσιμη υψηλή μνήμη

Αφού δημιουργήσετε τις ετικέτες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, μπορείτε στη συνέχεια να ρυθμίσετε μια αυτοματοποιημένη ροή εργασιών προσθήκης ετικετών. Αυτή η ροή εργασίας θα προσθέσει αυτόματα ετικέτες στα έγγραφα καθώς μεταφορτώνονται ή τροποποιούνται. Αυτό διευκολύνει τη διασφάλιση ότι τα έγγραφα φέρουν πάντα τη σωστή επισήμανση και οργάνωση. Η αυτοματοποιημένη ροή εργασίας μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να εκτελείται σε συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα ή να ενεργοποιείται από συγκεκριμένα συμβάντα.

Η προσθήκη ετικετών σε έγγραφα στο SharePoint Office 365 είναι ένας απίστευτα χρήσιμος τρόπος για να παραμείνετε οργανωμένοι και να εντοπίζετε γρήγορα έγγραφα. Με μερικά απλά βήματα, μπορείτε να ρυθμίσετε γρήγορα ετικέτες και να τις εφαρμόσετε σε έγγραφα σε ελάχιστο χρόνο. Αυτό μπορεί να διευκολύνει τη διαχείριση εγγράφων, καθώς και να διασφαλίσει ότι όλοι στο γραφείο μπορούν να βρίσκουν γρήγορα τα έγγραφα που χρειάζονται. Με το SharePoint Office 365, μπορείτε να κάνετε τη διαχείριση εγγράφων παιχνιδάκι.